Мои организации

Мои организации — это профили продавца, от имени которых ваша компания выставляет коммерческие предложения и исходящие счета клиентам.

Один профиль = один набор печатных и платёжных реквизитов. Если у компании один ИНН, но несколько КПП, филиалов или расчётных счетов, создайте несколько профилей.

Где настроить

1. Откройте Настройки → Настройки компании.
2. Перейдите к блоку Сохраненные организации.
3. Нажмите Добавить организацию.
4. Заполните реквизиты и сохраните профиль.

Раздел доступен пользователям с правом доступа к настройкам компании.

Сохраненная организация остается в справочнике постоянно, пока вы не перенесете ее в архив.

Что заполнить

Минимально укажите:

• Название профиля — короткое рабочее имя, по которому сотрудники выбирают профиль;
• Полное наименование — как организация должна отображаться в документах;
• ИНН и при необходимости КПП;
• Юридический адрес;
• Подписант, должность и основание подписи;
• Банк, БИК, расчётный счёт и корреспондентский счёт;
• Валюта счёта.

Название профиля видно сотрудникам в интерфейсе. Полное наименование и реквизиты используются в печатных и экспортируемых документах.

Профиль по умолчанию

Профиль по умолчанию используется автоматически, если сотрудник не выбрал мою организацию вручную при создании КП или исходящего счёта.

Первый активный профиль становится основным автоматически. Позже можно выбрать другой профиль как основной кнопкой со звездой или отметкой Использовать по умолчанию в форме редактирования.

Несколько организаций с одним ИНН

Создавайте отдельный профиль, если отличается хотя бы один параметр, важный для документа:

• КПП филиала;
• юридический или почтовый адрес;
• расчётный счёт;
• банк;
• подписант;
• валюта банковского счёта.

Например:

Профиль	ИНН	КПП	Р/с
ООО “Компания”, головной офис	7704123456	770401001	40702810900000000001
ООО “Компания”, филиал СПб	7704123456	781001001	40702810900000000002

В документах сотрудники будут выбирать нужный профиль по названию, КПП и расчётному счёту.

Как профиль используется в документах

При создании КП или исходящего счёта система сохраняет снимок выбранного профиля. В снимок попадают реквизиты организации и банковские данные на момент создания документа.

Это важно для истории: если вы измените профиль позже, старые КП и счета не изменятся. Новые документы будут брать уже обновлённые реквизиты.

Редактирование и архивирование

Редактируйте профиль, если реквизиты будут использоваться в будущих документах. Уже созданные документы сохранят старый снимок.

Архивируйте профиль, если его больше нельзя выбирать в новых документах. Архивирование не удаляет историю и не ломает старые счета: они продолжают открываться и выгружаться со своим сохранённым снимком реквизитов.

Рекомендации

• Используйте понятные названия: “ООО Ромашка · Москва · р/с 0001”.
• Создавайте отдельный профиль для каждого КПП или расчётного счёта.
• Не переиспользуйте один профиль для разных филиалов, если в документах должны отличаться реквизиты.
• Проверяйте профиль по умолчанию после архивирования основной организации.
• Перед массовым выставлением счетов скачайте один тестовый файл Excel или Word и проверьте реквизиты.