Входящие счета поставщиков
Счёт — документ от поставщика на оплату поставленных товаров или услуг. В системе счета привязываются к закупкам и отслеживают финансовое состояние.
Если нужно выставить счёт покупателю, см. отдельную инструкцию: Исходящие счета клиентам.
Создание счёта
- Перейдите в раздел Счета или откройте карточку закупки
- Нажмите Выставить счёт
- Заполните поля:
- Поставщик — должен совпадать с поставщиком закупки
- Позиции счёта — строки в формате Заявка: номенклатура или название, количество, ед. изм., цена, НДС, дата поставки и комментарий
- Дата выставления — дата документа от поставщика
- Срок оплаты — дата, до которой необходимо оплатить
- Закупка — привязка к конкретной закупке
- Номер счёта — номер документа для учёта
- Файл счёта — PDF, Excel, Numbers (Apple) или DOCX от поставщика, если его нужно сразу сохранить в карточке
Сумма и НДС нового счёта считаются автоматически из выбранных строк. Счета, созданные раньше только с общей суммой, продолжают отображаться и учитываться как раньше.
Если загрузить PDF, Excel, Numbers (Apple) или DOCX с таблицей позиций, система попытается заполнить номер, дату, поставщика, ИНН и строки счёта для предпросмотра. Если рядом с колонкой Наименование есть явные колонки Тип, Марка, Модель, Размер или Характеристика, они добавляются к названию строки счета. DOCX должен содержать настоящую таблицу Word; Numbers должен быть современным single-file .numbers. Старые .doc, package-директории Numbers, картинки и сканы без распознаваемого текста не разбираются.
Excel- и Numbers-счета могут иметь объединённую шапку в несколько строк. Система объединяет такие заголовки перед распознаванием строк, но для создания строк счета в таблице должны быть заполнены количество и цена или сумма.
Создание из почты
Если счет пришел во встроенную почту, откройте цепочку письма и свяжите ее с одной заявкой. Затем в блоке Контекст письма → Входящий счет нажмите Импортировать ответ и счет. Вложения PDF, Excel, Numbers (Apple) и DOCX можно использовать для предпросмотра входящего счета.
Форма счета откроется с источником письма. Система подставит заявку и поставщика, если они однозначно определяются по связям письма, а после сохранения добавит обратную связь со счетом в цепочку. Для порталов со Стройка+ это означает, что счет автоматически попадает в проектную сводку через связанную заявку.
Если в цепочке несколько разных заявок, выберите правильную связь вручную перед созданием счета. Это защищает проектный учет от ошибочной автопривязки.
Если поставщик отправил сразу счет и не заполнил RFQ-файл, при сохранении счета можно включить Отметить выбранный товар как обеспеченный поставщиком. Тогда система создаст служебный ответ поставщика из строк счета, свяжет его с RFQ при наличии и обновит обеспечение строк заявки.
Статусы счёта
| Статус | Описание |
|---|---|
| Выставлен | Счёт создан, оплата не зарегистрирована |
| Частично оплачен | Зарегистрирована оплата на часть суммы |
| Оплачен | Счёт полностью погашен |
| Просрочен | Срок оплаты прошёл, счёт не оплачен |
Привязка к закупке
Один счёт привязывается к одной закупке. Одна закупка может иметь несколько счетов — например, при частичных поставках или авансовом платеже.
Если счёт создаётся из заявки, строки подтягиваются из доступного остатка заявки и заранее отмечаются галочками. Можно оставить только часть строк и изменить количество перед созданием счёта.
В форме счета есть два разных действия:
- Отметить выбранный товар как обеспеченный поставщиком — фиксирует решение снабжения: у какого поставщика и в каком количестве товар закрывает потребность. Это обновляет обеспечение строк заявки, но не меняет складские остатки.
- Оприходовать товар при создании документа — создает складской приход по выбранным строкам счета, связанным с номенклатурой. Это действие автоматически включает обеспечение, обновляет остатки, принятые количества в заявке и историю закупочных цен.
Если товар уже есть на складе, в строках счета из заявки отображается текущий складской остаток. Это помогает понять, что часть потребности можно закрыть существующим наличием, но само наличие не означает, что счет уже оприходован.
Во вкладке заявки Приход на склад счета отображаются отдельно от ручной приемки. У каждого входящего счета есть статус к приемке, частично, оприходовано или нужна привязка. Для счета можно нажать Оприходовать остаток, чтобы открыть приемку с предзаполненными строками этого счета.
Контроль оплаты
На странице счёта отображаются:
- Общая сумма счёта
- Сумма уже оплаченных платежей
- Остаток к оплате
В карточке счёта можно зарегистрировать оплату, изменить уже внесённую запись или удалить ошибочную оплату. После изменения оплат система пересчитывает остаток и автоматически переводит счёт в Частично оплачен, Оплачен, Ожидает оплаты или Просрочен.
Файлы счёта
В карточке входящего счёта можно прикреплять файлы, скачивать их, назначать основной файл и удалять ошибочно загруженные вложения. Если основной файл удалён, ссылка на него очищается из карточки счёта.