Входящие счета поставщиков

Входящий счёт хранит документ поставщика, позиции и остаток к оплате. Счёт покупателю оформляется отдельно: исходящие счета.

Создайте счёт

1. Откройте реестр входящих счетов или вкладку Счета нужной заявки.
2. Нажмите Создать счет.
3. Проверьте Связанную заявку и выберите Поставщика.
4. Укажите Номер счета, Дату счета и срок оплаты.
5. Заполните позиции либо загрузите Файл счета и проверьте распознанные данные.
6. Сверьте количество, цену, НДС, валюту и итог с документом поставщика.
7. Нажмите Сохранить или Создать и открыть.

Если счёт создаётся из заявки, оставьте только относящиеся к нему строки и нужное количество. По одной заявке может быть несколько счетов.

Проверьте импортированный файл

Для распознавания поддерживаются PDF с текстом, таблицы Excel и Numbers, а также таблицы в DOCX. Скан без текста или старый файл DOC может не распознаться. В таком случае запросите таблицу либо заполните счёт вручную.

Проверьте номер и дату документа, выбранного поставщика, названия, количество и цены. Предпросмотр помогает подготовить данные; счёт появляется после подтверждения сохранения.

Если счёт пришёл по почте, сначала проверьте связь письма с одной заявкой. Действие Импортировать ответ и счет открывает форму для проверки и создания. Подробнее о почте.

Различайте обеспечение и приход

В форме счёта могут быть доступны два отдельных действия:

• Отметить выбранный товар как обеспеченный поставщиком — зафиксировать, что выбранное количество планируется получить от этого поставщика.
• Оприходовать товар при создании документа — сразу учесть фактически полученный товар на выбранном складе.

Второе действие используйте только после получения. Проверьте склад, количество и связь строк с товарами каталога. Для ещё не полученного товара сохраните счёт без прихода.

Позже можно открыть Приход на склад в заявке и нажать Оприходовать остаток у нужного счёта.

Контролируйте оплату

В карточке сравнивайте сумму счёта, оплачено и остаток. После фактического платежа заполните блок Оплаты и нажмите Зарегистрировать оплату. Для частичного платежа укажите только перечисленную сумму.

Порядок регистрации и исправления оплаты.

Если счёт не сохраняется

Проверьте отмеченные поля, поставщика, состав строк и итоговую сумму. При сообщении о сбое сохранения повторите действие после устранения причины. Перед повторным созданием проверьте реестр, чтобы не завести копию уже сохранённого счёта.

Если счёт оказался связан с другой заявкой, не используйте его для приёмки текущей закупки: сначала исправьте связь доступным в карточке действием или обратитесь к ответственному.