Карточка контрагента
Используйте одну карточку для компании: добавляйте в неё сотрудников, каналы связи и банковские счета. Это помогает находить нужные реквизиты и видеть связанные заявки и документы в одном месте.
Найти и открыть карточку
- Откройте Контрагенты.
- Введите название, ИНН, email или адрес в строку поиска. Ctrl/⌘ + K переносит курсор в поиск.
- При необходимости выберите Поставщики, Клиенты или другие фильтры.
- Нажмите на название нужной записи.
Если не нашли компанию, выберите Все и нажмите Сбросить в фильтрах. Если внизу списка есть кнопка Загрузить ещё, нажмите её перед повторной проверкой.
Создать контрагента
В общем списке нажмите Добавить контрагента. В группе поставщиков эта кнопка называется Добавить поставщика, в группе клиентов — Добавить клиента.
- Выберите Форму регистрации: юридическое лицо, ИП, физлицо, самозанятый или иностранная компания.
- Выберите Только контрагент либо Контрагент + поставщик. Второй вариант нужен, чтобы компанию можно было выбирать как поставщика.
- Заполните Полное наименование. При наличии укажите краткое наименование, ИНН и остальные регистрационные данные.
- Добавьте контакты компании и адреса. При необходимости заполните подписанта и основание подписи.
- Заполните контактных лиц и платёжные реквизиты.
- Нажмите Создать контрагента или Ctrl/⌘ + Enter.
Если обязательные поля не заполнены или значения не прошли проверку, форма покажет ошибки. Исправьте их и сохраните ещё раз.
Подсказки при заполнении
При вводе названия, ИНН, адреса или банка могут появиться варианты из справочника. Выберите нужную запись и проверьте заполненные данные перед сохранением. Одного ввода текста недостаточно для применения подсказки.
С клавиатуры используйте стрелки вверх/вниз для выбора варианта, Enter для подтверждения и Escape для закрытия списка. Если подсказок нет, можно заполнить реквизиты вручную.
Добавить сотрудника и каналы связи
- В блоке Контактные лица нажмите Добавить.
- Укажите ФИО, должность и отдел.
- Добавьте доступные каналы: email, телефон, Telegram, WhatsApp или другой контакт.
- Если это основной сотрудник для связи, отметьте Основной контакт.
- Сохраните карточку.
Общий email компании и личный рабочий email сотрудника заполняются в разных местах. Адрес сотрудника укажите в его контакте, чтобы при подготовке запроса можно было выбрать конкретного получателя.
В открытой карточке email и телефон доступны как действия для письма и звонка. Работа мессенджеров зависит от подключённых каналов вашей компании.
Добавить банковский счёт
- В блоке Платёжные реквизиты нажмите Добавить счет.
- Укажите банк или БИК и выберите подходящую подсказку, если она появилась.
- Проверьте расчётный и корреспондентский счета.
- Для нескольких счетов укажите понятные названия и выберите основной.
- Сохраните изменения.
Перед оформлением документа проверьте, что в нём выбраны нужные реквизиты. Изменение карточки не заменяет проверку уже подготовленного документа.
Настроить поставщика
В режиме Контрагент + поставщик доступны категория, рейтинг, приоритетность, условия оплаты и поставки, а также теги поставщика.
Отдельно заполните Предквалификацию — результат принятой у вас проверки поставщика:
| Значение | Когда выбрать |
|---|---|
| Новый | Поставщик добавлен, проверка ещё не проведена |
| Документы запрошены | Вы запросили документы для проверки |
| СБ проверяет | Документы переданы на проверку ответственным сотрудникам |
| Аккредитован | Проверка завершена, поставщик допущен к работе |
| Ограничен | Для участия поставщика требуется отдельное решение |
| Заблокирован | Поставщику нельзя отправлять запросы предложений |
Выбор статуса не выполняет проверку за вашу компанию и не отправляет запрос документов. Указывайте результат реального действия. Не путайте предквалификацию со Статусом карточки и Операционным статусом поставщика: это разные поля.
Указать ассортимент
В карточке поставщика откройте блок Ассортимент поставщика. Здесь показываются категории и товары, связанные с его прайсами, предложениями и закупками.
Если истории ещё нет, выберите Добавить категорию вручную или Добавить товар вручную, затем добавьте выбранную связь. Указывайте ассортимент, который поставщик действительно подтвердил.
Категория с пометкой предполагаемая — подсказка по данным компании. Проверьте её перед подтверждением. Если она не подходит, снимите предположение.
Ассортимент помогает найти поставщиков при подготовке запроса предложений. Рекомендация сама по себе не означает отправку: получателей выбирают и подтверждают в заявке.
Использовать контрагента в заявке
При заполнении заказчика или поставщиков начните вводить название компании, ИНН или контакт. Выберите существующую запись. Если нужной карточки нет, создайте её через действие добавления.
После создания новой компании в окне заявки проверьте, что она выбрана в нужном поле, и сохраните блок сторон заявки. Для запроса поставщику укажите действующий email компании или контактного лица.
Изменить данные и посмотреть историю
Нажмите Редактировать, внесите правки и выберите Сохранить изменения. При ошибке оставьте форму открытой, проверьте сообщение и повторите сохранение после исправления.
В блоке Связанные записи можно перейти к доступным заявкам, счетам и договорам этого контрагента. История показывает создание и изменения карточки, а также события связанных заявок и счетов.
Если карточку нужно временно убрать из работы, проверьте доступные значения Статуса карточки. Перед удалением убедитесь, что открыли нужную запись; если удаление запрещено из-за связанных данных, следуйте сообщению в интерфейсе.
Продолжить: Импорт контрагентов, Прайсы.