Управление поставщиками
Компании и контакты
В SNABZHENETS+ компания хранится как единая карточка контрагента. Одна и та же компания может быть заказчиком, поставщиком или перевозчиком: роль задаётся сегментами карточки, а не созданием дублей.
Компания / контрагент — это юридическое или торговое лицо: ООО, ИП, физлицо, самозанятый или иностранная компания. В карточке компании хранятся название, ИНН, КПП, адреса, один или несколько платёжных реквизитов, сайт, общий телефон/email, теги и комментарий.
Контакт — это конкретный человек или точка связи. Контакт можно создать отдельно, без компании, а затем связать с одной или несколькими компаниями. У одной компании может быть несколько контактов: менеджер, бухгалтер, закупщик, логист. Для контакта можно указать ФИО, должность, отдел, признак основного контакта и каналы связи: телефон, email, Telegram, WhatsApp или другой канал.
Не создавайте отдельную компанию ради каждого сотрудника. Если человек работает в уже существующей компании, добавьте его в блок Контактные лица этой карточки или свяжите уже созданный контакт с компанией.
Реестр и фильтры
В разделе Контрагенты быстрые счётчики вверху списка переключают выборку: Всего, Поставщики, Клиенты и Приоритетные. Так можно быстро перейти между общей базой, supplier-профилями, контрагентами без supplier-профиля и приоритетными поставщиками.
Поиск находит записи по названию, ИНН, email и адресу. Для уточнения результата используйте роль контрагента, общий статус карточки, форму организации и сегмент. Операционный статус поставщика доступен только там, где в выборке могут быть поставщики; выбор конкретного статуса автоматически переводит список к поставщикам. Над списком видно, сколько записей показано, а кнопка Сбросить возвращает фильтры к исходному состоянию текущего раздела.
На компьютере названия столбцов закреплены при прокрутке списка. На телефоне каждая запись показывается карточкой с подписями полей, поэтому контекст значений не теряется.
Добавление поставщика
- Перейдите в раздел Поставщики или откройте карточку заявки и в разделе Контрагенты нажмите Добавить поставщика
- Нажмите Добавить поставщика
- Заполните карточку:
- Название — полное наименование компании
- ИНН — для идентификации и проверки
- Контактные лица — несколько сотрудников одной компании с должностями и отделами
- Каналы связи — личные email, телефоны, Telegram, WhatsApp или другие контакты
- Адрес — юридический или фактический
- Платёжные реквизиты — один основной счёт и дополнительные счета при необходимости
- Комментарий — внутренние заметки (условия работы, история отношений)
Если поставщик создан из карточки заявки, система сразу создаёт supplier-профиль и добавляет компанию в список поставщиков текущей закупки.
Встроенный автопоиск показывает подсказки в полях названия, ИНН, адреса, банка, ФИО, email и телефона. Выбранная подсказка может заполнить реквизиты компании, адрес, БИК, корреспондентский счёт и контактные данные. Для каждого платёжного реквизита можно искать банк по названию или БИК. Ничего не применяется автоматически до выбора пользователем.
Если во встроенной подсказке есть ОКВЭД, форма поставщика может предложить предполагаемую торговую категорию. Это отдельный слабый сигнал: пользователь выбирает категорию каталога и при необходимости меняет текст пояснения перед сохранением. Если категория каталога не выбрана, текст остаётся подсказкой в форме и не влияет на подбор поставщика для RFQ.
Если база уже ведётся в таблице, используйте Импорт контрагентов. Для общего реестра он поддерживает XLSX, XLS, CSV и TSV, показывает предпросмотр, помогает выбрать действия по дублям и может создать supplier-профили. В списке поставщиков эта же кнопка становится Импортом поставщиков: он запрашивает обязательный email, источники и совпадение по категории/SKU, создаёт новых поставщиков без аккредитации и не переносит банковские поля, цены или счета.
Контактные лица
В карточке контрагента можно хранить несколько сотрудников одной компании. Для каждого контакта указываются ФИО, должность, отдел, признак основного контакта, комментарий и несколько каналов связи.
Email и телефоны отображаются как быстрые действия: email открывается через почтовый клиент, телефон — через звонок. Telegram и WhatsApp сохраняются как отдельные каналы, чтобы в дальнейшем их можно было использовать для быстрых сообщений.
Рабочий личный email или телефон сотрудника поставщика хранится в его контакте вместе с ФИО и должностью. Он не становится общим email или телефоном компании.
Основной контакт используется как контакт по умолчанию в документах, если в конкретной заявке не выбран отдельный контакт заказчика. Если для сделки важен другой человек, выберите его прямо в карточке заявки в блоке Компания заказчик / Контакт заказчика / Поставщики.
Использование в заявке
При быстром создании заявки или редактировании уже созданной карточки начните вводить название компании, ИНН, ФИО контакта, телефон или email. Система предложит существующие компании и контакты.
- Если выбрана компания, заявка связывается с этой карточкой контрагента.
- Если встроенный автопоиск доступен, рядом с существующими компаниями появляются варианты справочника по названию, ИНН или ОГРН.
- Если выбран вариант справочника, открывается заполненная карточка контрагента; заявка получит связь после сохранения карточки и блока сторон заявки.
- Если выбран контакт, заявка связывается с этим контактом и автоматически получает его основную компанию, если такая связь однозначна.
- Если контакт ещё не связан с компанией, заявка может хранить выбранный контакт без компании.
- Если компания или контакт ещё не заведены, нажмите Добавить, заполните запись и сохраните её.
- Если контакт добавляется к уже выбранной компании, система открывает полную карточку этой компании, чтобы не потерять реквизиты и существующие контакты.
- В заявках можно добавить несколько поставщиков. После выбора первого поставщика действие Добавить поставщика остаётся доступным, а уже добавленные поставщики не предлагаются повторно.
После добавления компании, контакта или поставщиков из формы заявка не забудьте нажать Сохранить в блоке сторон заявки.
Редактирование
Откройте карточку поставщика и нажмите Редактировать. Все поля доступны для изменения.
В блоке Платёжные реквизиты можно добавить несколько счетов одного контрагента. Один счёт помечается как основной: именно он используется в кратких списках и старых шаблонах, где ожидаются поля банка, БИК, расчётного и корреспондентского счёта. Дополнительные счета сохраняются в карточке и доступны в универсальных переменных.
Предквалификация поставщика
В supplier-профиле отдельно ведутся операционный статус и предквалификация. Операционный статус нужен для текущей работы карточки, а предквалификация фиксирует допуск поставщика к закупочному процессу.
Доступные статусы предквалификации:
- Новый — поставщик заведен, но проверка еще не начиналась.
- Документы запрошены — поставщику отправлен запрос документов.
- СБ проверяет — поставщик находится на проверке службы безопасности или комплаенса.
- Аккредитован — поставщик прошел проверку и получает приоритет в рекомендациях RFQ.
- Ограничен — поставщик может участвовать только по решению менеджера или руководителя.
- Заблокирован — поставщик не доступен для отправки RFQ.
Предквалификацию можно заполнить вручную в карточке поставщика или массово через импорт контрагентов. Изменения сохраняются в истории карточки, поэтому видно, кто и когда изменил допуск поставщика.
Прайс-листы поставщика
В карточке поставщика можно добавить прайс-листы с его ценами. Подробнее — в разделе Прайс-листы.
Ассортимент поставщика
В карточке поставщика блок Ассортимент поставщика показывает категории и товары, которыми поставщик торгует. Система наполняет этот блок автоматически из:
- заявка с выбранным поставщиком
- фактических поступлений и входящих счетов
- прайс-листов поставщика
- ответов поставщика на RFQ
- подтверждённых связей из Каталога поставщиков с URL-источником, датой проверки и уверенностью совпадения
Категории суммируются по дереву: товар в дочерней категории учитывается и в родительской категории. Если поставщик заявляет категорию или конкретный товар до первой закупки, их можно добавить вручную. Такая связь помечается как ручная и сохраняется отдельно от фактической истории.
Предполагаемые торговые категории показываются в этом же блоке с бейджем предполагаемая. Их источник — выбранный пользователем сигнал из реквизитов/ОКВЭД, а не покупка, прайс, КП или ручное подтверждение. Такую категорию можно подтвердить вручную, тогда она станет обычной ручной связью ассортимента, или снять как предположение.
Эти связи используются как пул поставщиков для RFQ из заявки. Прямой товарный код даёт самый сильный матч, а подтверждённая связь категории из каталога поставщиков, ручная или историческая связь с родительским классом рекомендует поставщика для всех товаров дочерних категорий. Импортная связь показывает источник и уверенность, но не заменяет прайс-лист и не содержит цены. Аккредитованные поставщики получают дополнительный приоритет, ограниченные опускаются ниже, а заблокированные по предквалификации не доступны для отправки RFQ. Поэтому для аккредитованных поставщиков удобно сначала поддерживать категории/классы, а точные товары и цены будут дополняться по прайс-листам, закупкам и ответам на RFQ.
В RFQ любые рекомендации — подтверждённые связи из каталога и истории, а также предположения — не выбираются для отправки автоматически. Автоматически отмечаются только поставщики, уже добавленные в текущую карточку заявки; менеджер может отметить отдельные рекомендации вручную или воспользоваться явным массовым действием Выбрать рекомендации. Пока рекомендация не отмечена, её контакт и каналы рассылки остаются неактивными. Предполагаемые категории показываются ниже подтверждённых связей с причиной вроде предполагаемая категория: Электрика · ОКВЭД 46.69.9.
Когда поставщик отвечает на RFQ из заявки, подтверждённые строки КП также обновляют ассортимент. Поэтому со временем карточка поставщика начинает показывать не только ручные категории, но и реальные товары, цены и даты последних предложений.
Чтобы поставщик участвовал в рассылке RFQ, в его карточке должен быть supplier-профиль и email: общий email компании или email в контактном лице. В окне рассылки можно выбрать конкретного активного сотрудника; тогда запрос уйдёт только по его отмеченным каналам. Если контакт не выбран, сохраняется обычный выбор основного/общего контакта. Произвольные адреса без карточки поставщика не используются для отправки, чтобы история цен и ответов не терялась.
История взаимодействия
На вкладке История в карточке поставщика отображаются все связанные документы:
- Закупки с участием этого поставщика
- Выставленные счета
- Зарегистрированные оплаты
- Общая сумма оплаченных заказов