Импорт контрагентов
Импорт помогает перенести компании, контакты и реквизиты из таблицы. Сначала вы загружаете файл и проверяете результат, затем отдельно подтверждаете сохранение.
Выбрать подходящий импорт
| Ваша задача | Где открыть |
|---|---|
| Загрузить клиентов и поставщиков с контактами и банковскими реквизитами | Контрагенты → Все → Импорт |
| Наполнить базу поставщиков для запросов предложений вместе с ассортиментом и источниками данных | Контрагенты → Поставщики → Импорт поставщиков |
Если у вас есть доступ только к поставщикам, может быть доступен только второй вариант. Оба принимают XLSX, XLS, CSV и TSV размером до 10 МБ.
Общий импорт контрагентов
Подготовить таблицу
- Откройте Импорт и выберите формат шаблона.
- Скачайте шаблон и замените примеры своими строками.
- Заполните полное или краткое наименование. Чтобы отличать одноимённые компании, добавьте ИНН и КПП либо ОГРН/ОГРНИП.
- В поле роли укажите Поставщик, Клиент или Оба.
- Добавьте остальные данные, которые уже проверены в вашей базе.
| Какие данные можно перенести | Что указать |
|---|---|
| Компания | Наименование, форма регистрации, ИНН, КПП, ОГРН/ОГРНИП, адреса, сайт |
| Общие контакты | Email и телефон компании |
| Контактное лицо | ФИО, должность, рабочие email и телефон, Telegram, WhatsApp |
| Платёжные реквизиты | Банк, БИК, расчётный и корреспондентский счета |
| Подписание документов | Подписант и основание подписи |
| Условия поставщика | Категория, статус, предквалификация, условия оплаты и поставки |
| Пометки для команды | Теги и комментарий |
Загрузить и сопоставить
- Перетащите файл в окно или выберите его с компьютера.
- Перейдите к настройке соответствия столбцов.
- Для каждой колонки проверьте выбранное поле. Исправьте ошибочно определённое поле; для ненужных данных выберите Не импортировать.
- Для CSV проверьте кодировку и разделитель, если колонки или русские буквы распознаны неверно.
- Перейдите к Проверке данных.
Разобраться с совпадениями
Система ищет совпадения по ИНН и КПП, ОГРН/ОГРНИП, затем по названию. Проверьте найденную карточку, прежде чем выбрать действие.
| Действие | Когда использовать |
|---|---|
| Слить | Это та же компания, нужно дополнить её данными из файла |
| Обновить | Нужно обновить существующую карточку значениями из строки |
| Пропустить | Строку пока не нужно переносить или совпадение требует отдельной проверки |
| Создать копию | Вы сознательно создаёте отдельную карточку, несмотря на совпадение |
Действие можно назначить отдельной строке или применить массово к дублям. Перед массовым действием просмотрите совпадения: одноимённые компании могут оказаться разными организациями.
Если есть ошибки, исправьте файл или сопоставление и повторите проверку. Настройка Пропускать строки с ошибками позволяет загрузить корректные строки; пропущенные нужно будет исправить и загрузить отдельно.
Нажмите Применить импорт только после проверки результата. Дождитесь завершения и откройте несколько карточек: проверьте роль, контакты, реквизиты и условия поставщика.
Импорт поставщиков для запросов предложений
Этот вариант связывает поставщика с товарами или категориями вашего каталога. Он подходит, если вы готовите базу адресатов для запросов предложений — в интерфейсе они также обозначаются RFQ.
Какие данные обязательны
| Данные | Что заполнить |
|---|---|
| Компания | Полное наименование и ИНН + КПП либо ОГРН/ОГРНИП |
| Получатель | Действующий email для запроса предложений |
| Ассортимент | Ровно одну категорию каталога или один товар через поле SKU S+ |
| Источники | Ссылки на источник реквизитов, контакта и ассортимента |
| Проверка | Дату проверки и уверенность совпадения |
ФИО, должность, рабочий телефон и мессенджеры добавьте при наличии. Контакты сотрудника заполняйте в колонках контактного лица, а общий email — в колонке компании.
Одна строка описывает компанию, контакт и одну связь с ассортиментом. Если нужно указать несколько категорий или товаров, используйте отдельные строки с теми же регистрационными данными компании.
Проверить и подтвердить
- В группе Поставщики нажмите Импорт поставщиков.
- Скачайте шаблон, заполните его и загрузите файл.
- Проверьте соответствие колонок и перейдите к Предварительной проверке.
- Исправьте ошибки обязательных полей. Если категория или товар не найдены, уточните значение по вашему каталогу.
- Проверьте совпадения компаний. При неоднозначном совпадении выберите правильную карточку и действие Слить с карточкой, Пропустить или Создать отдельную карточку.
- Нажмите Подтвердить импорт и дождитесь результата.
После импорта новые поставщики получают статус Новый. Аккредитацию нужно провести отдельно по правилам вашей компании.
Импорт не отправляет запросы поставщикам. Он также не загружает цены, банковские счета или складские остатки. Для банковских реквизитов используйте общий импорт контрагентов, для цен — импорт номенклатуры.
Проверить результат и исправить ошибки
После завершения сравните количество созданных, обновлённых и пропущенных строк с ожидаемым. В карточках поставщиков проверьте email, контактное лицо и ассортимент.
Если загрузилась только часть файла, исправьте пропущенные строки и начните новый импорт. Перед повторным подтверждением снова проверьте совпадения, чтобы не создать лишние карточки.
| Проблема | Что сделать |
|---|---|
| Файл не принимается | Проверить формат, размер и выбранный тип импорта |
| Текст или колонки отображаются неверно | Проверить кодировку и разделитель CSV, затем соответствие столбцов |
| Совпадение найдено только по названию | Сравнить ИНН, КПП и другие реквизиты; выбрать существующую карточку только после проверки |
| Не хватает email, источника или ассортимента | Дополнить обязательные поля импорта поставщиков либо выбрать общий импорт для обычной базы контрагентов |
| Кнопка подтверждения недоступна | Дождаться окончания проверки и устранить указанные ошибки или нерешённые совпадения |
Продолжить: Карточка контрагента, Товары и услуги, Прайсы.