Заявки

Заявка — рабочая карточка закупки. В ней удобно держать потребность, переписку, предложения поставщиков, счета и получение товаров.

Найдите нужную заявку

1. Откройте Заявки и нужную воронку в боковом меню.
2. Используйте поиск. На компьютере можно выбрать Канбан или Список.
3. В списке нажмите заголовок колонки, чтобы выбрать сортировку или фильтр. Например, найдите заявки нужного заказчика, ответственного или этапа.
4. Проверьте активные фильтры под панелью: забытый фильтр может скрывать искомую карточку.
5. Откройте заявку нажатием на её номер или карточку.

На телефоне заявки показываются списком. Для работы со сложными таблицами и настройками удобнее большой экран.

Создайте заявку

1. Нажмите Новая заявка в реестре или Создать заявку в боковом меню.
2. Укажите Дату ожидания клиентом — срок, к которому нужна поставка или результат работы.
3. В поле Компания заказчик найдите и выберите организацию. При необходимости добавьте её из формы. Для закупки внутри своей компании выберите её карточку в справочнике контрагентов.
4. Выберите Контакт заказчика, если есть конкретный получатель результата.
5. Проверьте ответственного. Добавьте поставщиков, если они уже известны.
6. При необходимости заполните номер, прикрепите Файл запроса клиента и добавьте комментарий.
7. Нажмите Создать и открыть.

Если номер оставить пустым, он сформируется автоматически. В быстром окне заказчик обязателен; отдельного переключателя внутренней и клиентской закупки нет.

После создания проверьте заказчика, срок, воронку и ответственного в открывшейся карточке. При ошибке заполнения исправьте отмеченные поля и повторите создание.

Заполните позиции

Откройте вкладку Позиции. Для каждой строки проверьте название, количество, единицу измерения и нужный срок. Связь с товаром из каталога помогает использовать его историю цен и учитывать приход.

Для большого перечня используйте Импорт:

1. Выберите файл или доступный источник из письма.
2. Дождитесь предпросмотра. Во время обработки показываются полоса загрузки и короткие шуточные фразы. После получения результата индикатор исчезает; строки ещё нужно проверить и подтвердить их импорт.
3. Сопоставьте колонки файла с полями заявки. Проверьте несколько строк, особенно количество, единицы и цены.
4. Выберите режим добавления, обновления или замены. Замена меняет состав заявки — проверьте выбранные строки до подтверждения.
5. Отметьте строки и нажмите Импортировать … строк.
6. Сверьте результат с исходным файлом: число позиций, количество и суммы.

Если строка не распознана или отмечена ошибкой, исправьте данные в предпросмотре либо в исходном файле. Для таблиц используйте поддерживаемый формат, указанный в окне импорта. Скан без распознаваемого текста лучше заменить таблицей или заполнить вручную.

В колонке Статус нажмите Подробнее, чтобы открыть полный текст ошибок и замечаний строки. В широком окне статус и кнопки действий остаются видны при горизонтальной прокрутке полей; на узком экране прокручивается вся таблица. Круговая стрелка проверяет исправленную строку заново, корзина исключает её из текущего импорта. Это не удаляет ранее сохранённые позиции заявки.

Кнопка Экспорт выгружает позиции. Перед выгрузкой дождитесь сохранения текущих правок.

Выберите поставщиков

Во вкладке Контрагенты проверьте компанию заказчика, контакт и поставщиков. При изменении сторон завершите правку кнопкой Сохранить.

Дальше откройте Запросы поставщикам:

1. Нажмите Запросить цены.
2. Выберите поставщиков, позиции, количество, адресатов и способы отправки.
3. Получите ответы и откройте Сравнение.
4. Выберите поставщика и количество по каждой строке, затем нажмите Сохранить выбор.

Подробный порядок и разбор ошибок — в инструкции по запросам поставщикам.

Согласование

Если в вашей заявке используется согласование, откройте вкладку Согласование. Проверьте выбранных поставщиков, условия и комментарии перед своим решением.

Доступные кнопки зависят от вашей роли и текущего шага. Если действие недоступно, проверьте замечание в интерфейсе и уточните у ответственного, кто должен выполнить предыдущий шаг.

Счета и клиентские документы

Во вкладке Счета создайте или откройте входящий счёт поставщика. Сверьте строки со счётом и выбранным предложением. Как работать со счётом.

Для закупки под клиента используйте КП клиенту, если вкладка доступна. КП и исходящий счёт оформляют продажу покупателю; входящий счёт хранит обязательство перед поставщиком. Как подготовить КП.

Доставка и приёмка

Во вкладке Логистика проверяйте данные доставки: поставщика, состав, место и план получения. При частичной поставке работайте с фактическим объёмом партии.

Когда товар получен:

1. Откройте Приход на склад.
2. Для прихода по счёту нажмите Оприходовать остаток у нужного документа. Для ручной приёмки используйте Оприходовать на склад.
3. Проверьте склад, товары и фактически полученное количество.
4. Подтвердите Оприходовать на склад.
5. Проверьте принятые количества и оставшуюся потребность.

Если строке нужна связь с товаром, сначала выберите товар каталога. Не фиксируйте приход заранее только потому, что поставщик подтвердил наличие или счёт оплачен.

Файлы и обсуждение

Прикладывайте к заявке документы, относящиеся к этой закупке. Вкладка Документы помогает найти связанные файлы и печатные формы.

Обсуждение с коллегами ведите во внутреннем чате заявки. Нажмите Enter для отправки сообщения; Shift + Enter добавляет новую строку. Для обращения к коллеге используйте упоминание. В разделе Чаты можно вернуться к доступным обсуждениям без поиска заявки в воронке.

Смена этапа и перенос

Измените этап в карточке или перенесите карточку в нужную колонку канбана. Если перемещение отклонено, прочитайте причину и проверьте, завершены ли обязательные действия.

Для смены воронки используйте Переместить в другую воронку. Выберите доступную воронку и подтвердите перенос. После него проверьте этап, ответственного и доступ коллег.

Если работа прервалась

Если воронка не загрузилась, появится сообщение «Не удалось загрузить заявки». Нажмите Повторить. До успешной загрузки создание и изменение заявок недоступны. Если ошибка повторяется, обратитесь к администратору портала и укажите воронку и время сбоя.

При сообщении об ошибке сохранения оставьте карточку открытой, проверьте введённые данные и повторите действие. Успешным результатом считайте сохранённую запись или подтверждение в интерфейсе, а не только нажатие кнопки.

Если данных неожиданно нет, снимите лишние фильтры и проверьте воронку. Если закрыт доступ к карточке, обратитесь к администратору портала.