Заявки

Заявка — основной рабочий объект системы. Здесь фиксируются все условия приобретения: поставщики, позиции, сроки, стоимость.

Быстрое создание заявки

Заявку можно создать прямо из воронки через быстрое окно Новая заявка клиента. В этом окне достаточно зафиксировать входящий клиентский контекст; позиции, счета, запросы поставщикам и оплату можно добавить уже после создания карточки.

Заполните минимум:

1. Номер заявки — внешний номер клиента, номер письма, тендера или заказа. Если поля нет, система создаст внутренний номер заявки.
2. Дата ожидания клиентом — дата, к которой клиент ждёт поставку или ответ.
3. Компания заказчик — начните вводить название, ИНН, телефон или email. Если компания уже есть в справочнике, выберите её из подсказок.
4. Контакт заказчика — начните вводить ФИО, телефон или email. Если выбран контакт из справочника, система автоматически подставит его основную компанию, когда связь однозначна.
5. Ответственные — необязательный блок. Можно выбрать основного ответственного и дополнительных участников. Если основной ответственный не выбран, система назначит создателя заявки.
6. Поставщики — необязательное поле. Можно выбрать одного или несколько поставщиков сразу, если участники заявки уже известны.
7. Файл запроса клиента и Комментарий — добавьте письмо, заявку, спецификацию или короткое описание запроса.

Если нужной компании, контакта или поставщика нет в подсказках, нажмите Добавить. Компанию и поставщика можно создать через карточку контрагента, а контакт можно добавить отдельно или сразу к выбранной компании.

Ответственные и участники заявка

У каждой заявки есть основной ответственный. Это главный владелец заявки: он виден в шапке карточки рядом со статусом, используется в фильтре Ответственный и получает основную ответственность за сопровождение заявки. Если при создании заявки поле не заполнено, основным ответственным автоматически становится сотрудник, который создал заявки.

Дополнительно в карточке можно указать участников заявки. Они отображаются в блоке Операционный срез и выбираются из сотрудников портала с ФИО и второй строкой — должностью, ролью или email. Доступные роли:

• Соисполнитель — помогает вести заявку и получает scoped-доступ на просмотр и изменение заявки.
• Инициатор — видит заявка как участник процесса, но не получает право редактировать заявку только из-за этой роли.
• Наблюдатель — видит заявки и связанные материалы без операционных изменений.

Основного ответственного нельзя добавить в дополнительные участники. Если сотрудник был дополнительным участником, а затем назначен основным ответственным, его дополнительная роль удаляется.

Режимы воронки

Экран Заявки можно смотреть в двух режимах: Канбан и Список. Переключатель находится в верхней панели рядом с поиском и фильтрами.

Канбан показывает заявки по этапам и подходит для ежедневной работы со статусами. Карточку можно перетащить в доступный этап, если у пользователя есть право менять заявки.

Список показывает те же заявки строками. В строке видны заявка, заказчик, этап, бюджет, срок, ответственный, логистика и дата обновления. На узких экранах строки превращаются в компактные карточки, поэтому страница прокручивается только вертикально.

Выбранный режим сохраняется для текущего пользователя. Если сотруднику удобнее работать списком, после обновления страницы он останется в списке; у других пользователей аккаунта при этом может быть свой режим.

Фильтры и сортировка списка

В режиме Список нажмите заголовок любой колонки, чтобы открыть настройки этой колонки. В меню доступны сортировка и фильтр:

• Заявка, Заказчик, Ответственный — сортировка по алфавиту и текстовый или выпадающий фильтр.
• Этап — фильтр по одному или нескольким этапам и сортировка по порядку этапов воронки.
• Бюджет — сортировка по сумме и диапазон от/до.
• Срок и Обновлено — сортировка по дате и диапазон дат.
• Логистика — фильтр заявок с логистикой или без логистики.

Активные фильтры отображаются chips под панелью управления. Фильтры из колонок применяются и к списку, и к канбану; сортировка влияет только на список.

Запросы поставщикам из заявки

В карточке заявки нажмите Запросить цены, чтобы отправить реальные запросы поставщикам из текущей заявки. Перед отправкой система проверяет доступные остатки по номенклатуре:

• если в строке выбран склад, проверяется остаток на этом складе;
• если склад не выбран, суммируется доступный остаток по активным складским складам;
• строки, полностью покрытые остатком, не попадают в запрос поставщику;
• для частично покрытых строк система предлагает к отправке дефицит, но менеджер может изменить количество вручную.

Поставщики предлагаются из истории и связей каталога: прошлые закупки, фактические цены, ответы поставщиков, прайс-листы и ручные связи товара или категории. Поставщики, уже добавленные в карточку заявки, сразу подставляются в окно запроса цен. Для каждого поставщика выберите каналы отправки: Email, WhatsApp через Wazzup, Telegram через Wazzup или несколько каналов одновременно. Если выбран Email, у пользователя должен быть активный почтовый ящик с правом отправки. Если доступно несколько ящиков, выберите нужный перед отправкой.

Система создаёт отдельный запрос по каждому выбранному поставщику. Email-канал отправляет HTML-письмо с таблицей позиций и Excel-шаблоном ответа. Каналы Wazzup отправляют сообщение с номером запроса, сроком ответа и публичной ссылкой на карточку ответа поставщика, затем отдельным сообщением отправляют Excel-шаблон. Когда поставщик отвечает на исходное письмо через Re: с той же темой, ответ попадает в ту же цепочку почты. Когда поставщик отвечает в Wazzup, ответ привязывается к тому же RFQ по связанному чату.

Если ответ пришёл вне почты или документ сохранён локально, в блоке Запросы поставщикам нажмите Загрузить ответ. Выберите запрос или поставщика, загрузите файл ответа и проверьте предпросмотр перед применением цен в заявке. Если поставщик сообщил цену устно или в неструктурированном сообщении, нажмите Ручной ответ: выберите поставщика и позиции заявки, внесите цену, количество, срок и комментарий. В поле поставщика можно найти существующую карточку, сразу создать новую карточку поставщика или открыть выбранную карточку на редактирование. Такой ручной ответ попадёт в сравнение поставщиков и историю цены связанной номенклатуры, но не изменит цены заявки автоматически.

Внутри карточки заявки RFQ и ответы разделены линией: сверху видны запросы поставщикам, ниже — полученные ответы и сравнение. Цвета спокойные и показывают рабочее состояние: жёлтый RFQ ожидает ответа, зелёный RFQ уже получил ответ, красный RFQ просрочен по сроку ответа. У ответов жёлтый означает, что ответ только получен, а зелёный — что по нему уже сохранён выбор позиций для дальнейшего запроса счёта. В карточке RFQ дополнительно показано, когда запрос был отправлен.

Кнопка Сравнение открывает таблицу по позициям заявки и ответам поставщиков на весь экран. В ней рядом отображаются цены из загруженных документов и ручные ответы, чтобы выбрать поставщика по каждой строке заявки. Одну позицию можно закрыть частями от нескольких поставщиков: отметьте строку цены, укажите количество к обеспечению и сохраните выбор.

Для больших смет таблица работает постранично и подходит для 3500+ строк. Используйте поиск по позиции, артикулу или разделу, фильтры Без выбора и Только с ценой, а затем массовые действия Мин. цена на странице или Мин. цена по фильтру. Массовый выбор только подготавливает решения по строкам; чтобы они попали в заявку, нажмите Сохранить выбор.

После сохранения выбора нажмите Запросить счета. Система сгруппирует выбранные строки по поставщикам и отправит каждому запрос через выбранные каналы: Email, WhatsApp через Wazzup, Telegram через Wazzup или несколько каналов сразу. В запросе будут позиции, количество, цена, сумма, НДС и срок поставки из ранее полученного ответа поставщика. Если выбран Email, нужен активный почтовый ящик и email поставщика. Если выбран Wazzup, достаточно телефона, WhatsApp или Telegram в карточке поставщика.

В разделе Позиции точка у строки показывает, насколько позиция закрыта для закупки:

• красная — количество ещё не закрыто;
• жёлтая — закрыта часть количества;
• зелёная — всё количество позиции закрыто.

Для точки учитываются фактический приход, связанные счета и доступный складской остаток по номенклатуре. Если товар уже есть на активных складах в полном объёме, строка становится зелёной, а проценты Позиции и Исполнение заполняются без выбора поставщика.

Выбор поставщика остаётся отдельным сигналом в сравнении КП и RFQ: там видно, у какого поставщика и в каком количестве принято решение покупать. Складская подсветка по связанным товарам каталога помогает отличить этот случай от выбора поставщика: если по активным складам доступна часть количества строки, строка получает мягкий жёлтый фон и бейдж В наличии X из Y; если доступный остаток покрывает всё количество строки, фон становится зелёным и бейдж показывает В наличии полностью.

Аналитика внутри заявка

В карточке заявка есть вкладка Аналитика. Она показывает состояние конкретной заявки, а не общую управленческую панель.

В блоке видно:

• выполнение по количеству, сумме и срокам;
• плановую и фактическую сумму;
• плановый и фактический срок;
• плановое и фактически поставленное количество;
• остаток к закупке или поставке;
• экономию, перерасход и отклонение от бюджета;
• количество поставщиков в работе;
• позиции без предложения, заменённые и просроченные позиции.

Фактическая сумма считается по входящим счетам поставщиков. Если счетов ещё нет, система берёт выбранное или принятое КП поставщика. Если КП тоже нет, используется ручная фактическая сумма из карточки заявки.

В поставщиках отдельно подсвечивается, кто дал лучшую цену, лучший срок, закрыл больше позиций, сорвал срок или закрыл поставку частично. Эти выводы помогают быстро понять, где заявки идёт нормально, а где нужен контроль руководителя.

Запросы поставщикам из заявки

В карточке заявки доступен блок Запросы поставщикам. Он помогает разослать потребность релевантным поставщикам без ручного копирования позиций.

В блоке видно:

• какие позиции уже связаны с поставщиками по истории закупок, прайс-листам, КП или ручному ассортименту;
• по каким позициям данных о поставщиках пока нет;
• последнюю известную цену поставщика и источник связи;
• какие запросы уже отправлялись по этой заявке.

Для отправки выберите поставщиков и строки, укажите срок ответа и каналы доставки. Система сформирует отдельный запрос каждому поставщику: письмо через подключённую почту и/или сообщение Wazzup в WhatsApp/Telegram. Полученный ответ можно разобрать прямо в этой же карточке: загрузите Excel/CSV или вставьте таблицу из письма, проверьте предпросмотр и подтвердите создание КП.

Поля заявки

Поле	Описание
Название	Краткое описание заявка
Компания заказчик	Контрагент покупателя, связанный с заявкой
Контакт заказчика	Контактное лицо для этой заявки; может быть выбран без компании
Основной ответственный	Главный владелец заявка; если не выбран при создании, назначается создатель
Дополнительные участники	Соисполнитель, инициатор или наблюдатель с scoped-доступом к заявке
Поставщики	Один или несколько контрагентов из базы поставщиков
Позиции	Список товаров/услуг с количеством и ценой
Срок поставки	Ожидаемая дата получения
Комментарий	Внутренние заметки

В правой панели карточки заявки блок сторон показывает компанию заказчика, контакт заказчика и список поставщиков. Если поле пустое, нажмите Добавить, начните вводить название или ФИО и выберите найденный вариант. Если контрагента или контакта ещё нет, его можно создать из этой же формы и затем сохранить изменения в заявке.

Импорт позиций заявки

В карточке заявка можно импортировать состав из XLSX, XLS, CSV, TSV, 1С XML или текстового PDF. Откройте Импорт заявки, перетащите один файл в область загрузки или нажмите Выбрать файл. Когда файл находится над областью загрузки, система подсвечивает место, куда его нужно отпустить.

Система ищет табличную часть внутри файла автоматически: служебные строки в начале, реквизиты, адреса, заголовки прайса и пустые строки перед таблицей пропускаются. На шаге сопоставления проверьте найденные колонки и примеры значений под ними, затем выберите, какое поле заявки заполняет каждая колонка. Если в файле есть дополнительные характеристики товара, администратор может создать дополнительное поле номенклатуры прямо из этой колонки. Такое поле сохраняется в карточке товара, получает переменную для шаблонов и может использоваться повторно в следующих импортируемых заявки.

Если включено Стройка+, в импорт заявки можно добавить строительный контекст: Проект, Объект, Этап, Раздел сметы, Вид работ и Требуется к дате. Строка наследует проект, объект и этап из заявки, но эти поля можно уточнить построчно. Неизвестные объекты и этапы показываются как предупреждения предпросмотра; система не создаёт их автоматически без выбора пользователя. Для строительных смет предпросмотр дополнительно ищет похожую номенклатуру по синонимам, ГОСТ, маркам, размерам, фракциям и диаметрам. Точные совпадения связываются автоматически, а похожие нужно подтвердить в колонке Номенклатура перед импортом. Для строк сметы с найденной номенклатурой или повторяющейся потребностью предпросмотр также покажет прошлые цены: сначала из этого проекта, затем из общей истории портала. У прошлой цены отображается источник и признак фактической покупки, чтобы не путать предложение поставщика с реально купленной ценой.

Склад и единица измерения при импорте заявка необязательны. Если система нашла склад или единицу в справочнике, она свяжет строку автоматически; если данных нет или склад пока не определён, строка всё равно может быть импортирована. Отрицательные количества автоматически приводятся к положительным, например -40 станет 40. Дробные значения можно передавать через точку или запятую.

На шаге проверки отображаются все строки и все импортируемые колонки. Таблица поддерживает вертикальную и горизонтальную прокрутку, поэтому широкие файлы можно проверить без скрытых столбцов. Количество, цена, сумма и НДС выравниваются по центру для быстрой сверки числовых значений. Перед применением можно отметить только те строки, которые должны попасть в заявку.

PDF импортируется только если в файле есть извлекаемый текст с табличной структурой. Сканированные PDF без OCR нужно заменить XLS/CSV, текстовым PDF или текстом письма.

Импорт из письма

Если заявка заказчика или ответ поставщика пришли по почте, сначала свяжите цепочку письма ровно с одной заявкой в блоке Контекст письма. Для ответа поставщика достаточно одной связи с поставщиком или одним запросом этой заявке; ответ на исходное письмо с запросом обычно уже содержит эти связи автоматически. После этого в разделе Импорт в заявку доступны действия для текста письма и поддерживаемых вложений: XLS/XLSX, CSV, TSV, 1С XML и текстовый PDF.

Используйте Заявка, когда клиент прислал список того, что нужно купить. Строки проходят тот же предпросмотр, сопоставление колонок, показ примеров значений и выборочный импорт, что и обычная загрузка файла.

Используйте Цены, когда поставщик прислал ответ по уже созданной заявки. Для этого письмо должно быть связано ещё и с одним поставщиком. После применения выбранных строк система обновляет цену и сумму в существующих позициях заявки, создаёт ответ поставщика, добавляет запись в сравнение предложений и сохраняет историю цены товара у этого поставщика.

PDF импортируется только если из файла можно извлечь текст. Сканированные PDF без OCR нужно заменить табличным файлом или текстовым PDF.

Файлы и комментарии в карточке заявка

В правой панели карточки заявки блок Файлы / Комментарии показывает общий список файлов по заявке. В этот список попадают:

• файлы, которые сотрудник загрузил вручную в карточку заявка;
• исходные файлы импорта заявки и импортов ответов поставщиков;
• вложения входящих писем, связанных с этой заявкой или с запросом поставщику по этой заявке.

Для каждого файла видно название, размер, дату, источник и контекст: кто загрузил файл, от какого поставщика пришёл ответ или что файл был получен из почты/импорта. Нажмите файл в списке, чтобы скачать его.

Чтобы добавить документ вручную, перетащите файл в область Загрузить файлы или нажмите на неё и выберите файлы на компьютере. Ручные загрузки можно удалить из карточки заявка; файлы, полученные из почты или истории импорта, остаются как часть связанного рабочего контекста.

Компания, контакт и поставщики в карточке заявки

В правой панели карточки заявки сразу после бюджета находится блок сторон:

• Компания заказчик — компания или контрагент покупателя.
• Контакт заказчика — конкретный сотрудник или контактное лицо этой компании.
• Поставщики — список поставщиков, участвующих в заявке.

Если строка пустая, в ней отображается Добавить. Нажмите строку или карандаш в блоке, чтобы перейти в режим редактирования. Изменения остаются черновиком, пока вы не нажмёте Сохранить внутри этого блока.

Как заполнить:

1. Нажмите карандаш в блоке сторон.
2. В поле Компания заказчик начните вводить название, ИНН, телефон или email и выберите найденную компанию.
3. В поле Контакт заказчика выберите контакт этой компании или standalone-контакт из общего поиска. Компания заказчика подставится автоматически, если у контакта есть одна основная связь с компанией.
4. В поле Поставщики выберите одного или нескольких поставщиков. После первого выбранного поставщика ниже остаётся действие Добавить поставщика, поэтому список можно расширять без ограничения по количеству.
5. Нажмите Сохранить. Только после этого новые связи применяются к заявке.

Поставщика можно удалить из заявки, пока по нему ещё не отправлялся запрос цен и не сохранён ответ. Если запрос уже был отправлен или ответ попал в историю обращений, система не даст удалить поставщика и покажет причину блокировки.

Если компания уже выбрана, но нужного контактного лица нет, в поле контакта нажмите Добавить контакт. Система откроет полную карточку компании, добавит туда новый контакт и вернёт его в черновик блока сторон. Если компания не выбрана, контакт можно создать отдельно и сохранить в заявке без компании. После этого обязательно нажмите Сохранить в заявке.

Если при смене компании выбранный ранее контакт относится к другой компании, система очистит контакт. Это защищает заявка от ситуации, когда компания и контакт не совпадают.

Внутренний чат заявка

В карточке заявка есть встроенный внутренний чат для обсуждения конкретной заявки. Он помогает быстро подключить коллег к согласованию сроков, лимитов, поставщиков или документов, не вынося рабочий контекст в отдельный мессенджер.

Чат привязан только к текущей заявке. Он не создаётся при обычном открытии карточки: система создаёт его при первом нажатии на круглую синюю кнопку чата в правом нижнем углу карточки. После создания чат остаётся связанным с этой заявкой и открывается из той же кнопки.

Что видно в чате

В открытой панели Чат по заявке отображаются:

• номер заявки и количество участников;
• chips участников под шапкой;
• сообщения с разделителями по датам;
• разделитель непрочитанных сообщений, если в чате появились новые сообщения с вашего последнего просмотра;
• светлые сообщения коллег и синие сообщения текущего пользователя;
• реакции на сообщения;
• компактный поиск по истории сообщений текущего чата;
• безопасное форматирование текста: жирный, курсив, подчёркивание, зачёркивание, фрагменты кода, блоки кода и ссылки;
• поле ввода сообщения и кнопка отправки;
• отдельная панель Участники чата.

На телефоне чат открывается как компактная нижняя панель, чтобы не перекрывать основную карточку заявки. Кнопка закрытия остаётся доступной внизу экрана.

Участники и доступ

Ответственный по заявке автоматически отмечается как ответственный участник чата. Он может управлять участниками: добавлять сотрудников, удалять их из чата и приглашать коллег через упоминание. Такие же возможности доступны руководителю закупок, администратору портала и ролям, которым в компании разрешено управлять закупками.

Обычный участник может читать чат, писать сообщения и упоминать уже подключённых участников. Он не может приглашать новых сотрудников или удалять участников.

Если сотрудника добавили в чат, он получает временный доступ на просмотр этой карточки заявки. Этот доступ нужен, чтобы коллега мог открыть заявку по прямой ссылке и понять контекст обсуждения. Такой доступ не даёт права редактировать заявку, менять статус, сохранять выбор поставщиков по позициям, управлять поставщиками, изменять документы или выполнять платёжные действия.

Когда участника удаляют из чата, временный доступ к этой заявке отзывается. Если у сотрудника уже был собственный доступ к заявке по роли, ответственности или другим правилам компании, этот базовый доступ сохраняется.

Как добавить коллегу

Есть два способа подключить сотрудника:

1. Откройте чат и нажмите кнопку участников в шапке.
2. В панели Участники чата добавьте нужного сотрудника, если у вас есть право управлять участниками.

Также можно пригласить коллегу прямо из сообщения:

1. В поле ввода напишите @.
2. Начните вводить ФИО сотрудника.
3. Выберите сотрудника из списка подсказок.
4. Если сотрудник ещё не участник и у вас есть право управлять чатом, рядом с ним будет действие + пригласить.
5. Отправьте сообщение.

В подсказках показываются только сотрудники вашей компании, которых можно добавить в рабочий чат. Внешние поставщики и служебные аккаунты платформы в список не попадают.

Если вы упомянули коллегу через @, система создаст уведомление в разделе Уведомления только для этого упомянутого сотрудника. При нажатии на уведомление откроется карточка заявки, чат раскроется автоматически и подсветит сообщение с упоминанием. Обычные сообщения без @ не создают системных уведомлений.

Как писать сообщения

Введите текст внизу панели и нажмите кнопку отправки. Клавиша Enter отправляет сообщение, а Shift+Enter переносит строку. Сообщения привязаны к заявке, поэтому используйте чат для рабочих уточнений по этой заявке: лимиты, сроки, статусы КП, вопросы к документам и решения ответственных.

Сообщения приходят в открытый чат онлайн, без обновления страницы. Если чат свернут, счётчик на синей кнопке показывает новые непрочитанные сообщения, а отдельная пометка @ показывает, что среди них есть упоминание вас.

Если в чате есть непрочитанные сообщения, при открытии система ставит переписку около первого нового сообщения и показывает плашку с количеством новых. Сообщения отмечаются прочитанными, когда вы дошли до конца переписки или нажали плавающую кнопку вниз к последним сообщениям.

Кнопка поиска в шапке переписки ищет по тексту всей истории текущего чата. Нажмите на найденное сообщение, чтобы открыть окно истории вокруг него.

В течение 2 минут после отправки своего сообщения его можно отредактировать через кнопку с карандашом. После редактирования рядом с временем появится отметка изменено. Редактирование не создаёт новые уведомления по @.

Чтобы ответить на конкретное сообщение коллеги, нажмите стрелку рядом с его сообщением. Над полем ввода появится короткая ссылка на исходное сообщение, а после отправки ответ будет показывать, к какому сообщению он относится.

Через троеточие рядом с сообщением или правую кнопку мыши можно открыть меню сообщения: ответить, скопировать текст, отредактировать своё сообщение в доступное время или поставить реакцию. В первом запуске доступен фиксированный набор реакций: 👍, ✅, 👀, 🙏, 🔥 и ❤️. У одного пользователя может быть только одна реакция на одно сообщение; выбор другой реакции заменяет предыдущую, повторный выбор своей реакции снимает её.

Поле ввода поддерживает быстрые кнопки форматирования и эмодзи. Форматирование хранится как обычный текст и отображается безопасно: **жирный**, _курсив_, __подчёркивание__, ~~зачёркивание~~, `код` и блоки кода через тройные обратные кавычки.

Текст сообщения не заменяет официальные поля карточки. Если в чате согласовали цену, срок, поставщика или статус, внесите изменение в соответствующий раздел заявки, если у вас есть права на редактирование.

Когда использовать чат

Используйте внутренний чат заявки, когда нужно:

• быстро согласовать лимит или срок с руководителем;
• подключить бухгалтера или финансового контролёра к конкретной заявка;
• уточнить состояние запроса поставщику, КП поставщика или счёта;
• оставить короткий рабочий комментарий без создания отдельной задачи;
• дать коллеге временный просмотр заявка без расширения его постоянных ролей.

Не используйте чат для передачи паролей, токенов, банковских секретов или другой чувствительной информации, которая не должна храниться в рабочей истории заявки.

Раздел «Чаты»

Раздел Чаты в рабочем портале собирает все внутренние обсуждения по заявке в одном месте. Он находится рядом с Почтой и помогает быстро вернуться к заявке, где есть новые сообщения, приглашения или активные вопросы.

Сейчас в разделе отображаются только чаты, созданные внутри карточек заявок. Раздел сам не создаёт новый чат: если обсуждение по заявке ещё не открывали, сначала нажмите кнопку чата в карточке этой заявке.

Какие чаты попадают в раздел

В списке отображаются:

• чаты, где вы активный участник;
• чаты по заявке, которыми вы можете управлять как ответственный, руководитель закупок, администратор или пользователь с правом управления закупками.

Если вас добавили вручную или пригласили через @, у чата остаётся зелёная пометка Приглашены. Она не исчезает после прочтения и помогает отличать обсуждения, куда вас специально подключили.

Обычный сотрудник с доступом только на просмотр заявка не видит чужой чат в разделе, пока его не добавят участником.

Как устроен экран

На компьютере раздел состоит из трёх рабочих зон:

• слева — поиск, фильтры Все, Новые, Приглашены, Управляемые и список чатов;
• по центру — выбранная переписка с сообщениями, ответами, реакциями, форматированием, редактированием своих сообщений в течение 2 минут и вводом @;
• справа — контекст заявки и участники: статус, сумма, ответственный, кнопка Открыть карточку заявки, список участников и действия управления, если они вам доступны.

В списке чатов видно номер заявки, краткое описание, последнее сообщение, время, счётчик непрочитанных и пометку Приглашены. Если среди непрочитанных есть упоминание вас, рядом появляется отдельная пометка @. Непрочитанные сообщения обновляют счётчик в боковом меню без перехода в сам чат.

Как работать с чатом из раздела

Нажмите на чат в списке, чтобы открыть переписку. Если вы управляете заявкой, но ещё не были участником чата, система подключит вас к нему при открытии по тем же правилам, что и в карточке заявки.

Внутри переписки доступны те же действия, что и во встроенном чате Заявка:

• отправка сообщений;
• @-упоминания сотрудников;
• ответы на конкретные сообщения;
• реакции и меню сообщения через троеточие или правую кнопку мыши;
• форматирование текста и вставка эмодзи;
• поиск по тексту всей истории выбранного чата;
• редактирование своего сообщения в течение 2 минут;
• просмотр участников;
• добавление и удаление участников при наличии прав управления.

Уведомления в системном разделе Уведомления создаются только при @-упоминании. Обычные сообщения отражаются в счётчиках непрочитанного и списке чатов, но не создают отдельное системное уведомление.

Мобильная версия

На телефоне раздел открывается сначала списком чатов. Поиск и фильтры остаются сверху, а строки списка сделаны крупнее для удобного нажатия.

После выбора чата открывается полноэкранная переписка с кнопкой назад к списку. Контекст заявки и участники открываются отдельной нижней панелью, чтобы не перегружать экран. Поле ввода закреплено внизу с учётом безопасной области экрана и мобильной навигации.

Если вы перешли из уведомления по ссылке на конкретное упоминание, система откроет нужный чат и подсветит сообщение.

Статусы заявка

Статус	Описание
Новая	Заявка создана, поставщик не выбран или условия уточняются
В работе	Заявка активна, идёт взаимодействие с поставщиком
Завершена	Товар получен, все счета оплачены
Отменена	заявка отменена

Позиции заявки

Каждая позиция содержит:

• Номенклатуру из каталога
• Артикул на момент добавления строки
• Количество и единицу измерения
• Цену за единицу
• Итоговую сумму по позиции
• НДС, дату поставки и комментарий по строке

Общая сумма заявка рассчитывается автоматически.

Импорт и экспорт позиций заявки

В табе Позиции карточки заявки доступны импорт и экспорт строк заявки. Перед запуском обмена система сохраняет текущие правки карточки; если сохранить не удалось, импорт или экспорт не начинается.

Для импорта поддерживаются XLSX, XLS, CSV, TSV, XML_1C, PDF, DOCX и Numbers (Apple). Шаблон и экспорт используют табличные форматы XLSX, XLS, CSV, TSV и простой XML_1C:

Колонка	Что означает
Артикул	SKU номенклатуры; сохраняется в строке как снимок
Позиция/Наименование	Название товара или услуги
Кол-во	Количество
Ед. изм.	Единица измерения
Ориентировочная цена за ед.	Плановая цена строки в первичной заявке клиента
Сумма	Проверяется как Кол-во * Ориентировочная цена за ед.
НДС	Ставка НДС в процентах
Поставка	Дата поставки
Склад	Склад по названию или коду
Комментарий	Комментарий к строке

Импорт проходит через предпросмотр: пользователь загружает файл, проверяет сопоставление колонок, выбирает режим и только после этого применяет изменения. Себестоимость не считается известной при первичном импорте заявки клиента: она появляется позже из ответа поставщика, входящего счёта, прайса поставщика или ручной фиксации. При импорте ответа поставщика то же техническое поле отображается как Цена поставщика за ед..

Если Excel- или Numbers-файл содержит объединённые ячейки и несколько строк заголовков, система объединяет уровни шапки перед шагом сопоставления. Например, группа Материалы и вложенная колонка Цена, руб. отображаются как одна колонка Материалы Цена, руб..

Доступные режимы:

• Добавить строки — безопасный режим по умолчанию, новые строки добавляются к текущему заявки.
• Обновить по артикулу — строки заявки ищутся сначала по SKU, затем по точному сочетанию нормализованных названия и единицы измерения.
• Заменить все строки — текущие позиции заявки удаляются и заменяются строками из файла; режим требует исправить все ошибки предпросмотра.

Если SKU из файла найден в каталоге, строка связывается с существующей номенклатурой без изменения карточки товара. Если SKU не найден, но заполнено наименование, система создаёт новую позицию каталога. Новая единица измерения создаётся автоматически, а неизвестный склад считается ошибкой строки. Пустой склад допустим.

Если импортируемая строка без SKU содержит дополнительные поля товара, система сохраняет их в найденную или созданную карточку номенклатуры. При единственном точном совпадении по наименованию и единице измерения используется уже связанная строка заявки или позиция каталога. Если таких совпадений несколько, укажите артикул или оставьте одно точное совпадение, чтобы система не записала характеристики в неверный товар.

Для XML_1C используется простой профиль КоммерческаяИнформация/Документ/Товары/Товар с теми же полями, что и табличный шаблон. XML с DOCTYPE не принимается.

Документы из карточки заявки

Карточка заявки поддерживает полный рабочий поток без перехода в отдельные разделы. Внутри карточки доступны разделы Позиции, Контрагенты, Запросы поставщикам, КП клиенту, Счета, Логистика и Приход на склад.

Перед созданием зависимого документа система сохраняет текущие правки заявки. Новый документ строится по актуальным позициям, поставщику, заказчику и срокам.

Из заявки можно создать:

• Запросы поставщикам — напрямую из заявки. Здесь же загружают ответы, добавляют ручные ответы и сравнивают цены поставщиков.
• КП клиенту — клиентское коммерческое предложение по строкам заявки. Ответы поставщиков отображаются отдельно в запросах поставщикам и не смешиваются с клиентскими КП.
• Входящий счёт поставщика — с привязкой к заявке и поставщику.
• Исходящий счёт клиенту — из клиентского КП или напрямую из заявки.
• Запрос в логистику — из карточки заявки можно передать поставщика, объект, плановые даты и выбранные позиции; маршрут, перевозчик, водитель и ТС назначаются в разделе Логистика → Партии.
• Приход на склад — по выбранным строкам заявки или входящего счёта, если позиции связаны с каталогом.

В документных разделах карточки используется реестровый вид: панель действий, поиск, список документов, раскрываемые строки с позициями и ссылка на полную карточку документа.

В разделе Логистика карточка заявки показывает запросы, партии доставки и историю документов поставки. Документ отображается и в карточке заявки, и в разделе Логистика → Документы. В карточках на доске виден короткий индикатор: сколько партий и документов уже заведено и какая ближайшая дата доставки.

Подробнее о работе с такими запросами см. в разделе Заявки поставщику.

Удаление заявки

Удалять карточки заявок могут только администраторы портала. В карточке доступна кнопка Удалить; перед удалением система показывает подтверждение.

При удалении исчезают сама карточка заявки, её позиции и созданные из неё запросы поставщикам с ответами. Связанные входящие счета, КП клиенту, исходящие счета и логистические документы остаются в системе как самостоятельные документы, но больше не привязаны к удалённой заявке.

Используйте удаление для ошибочно созданных или тестовых заявок. Если закупка была реальной и по ней уже есть рабочая история, безопаснее перевести заявку в статус Отменено или Закрыто, чтобы сохранить контекст процесса.

Связанные документы

В карточке заявки отображаются все связанные объекты:

• запросы поставщикам
• ответы поставщиков внутри запросов и ручные ответы для сравнения
• КП клиенту, связанные с заявкой
• Входящие счета поставщиков и исходящие счета клиенту
• Партии доставки и документы поставки
• История оплат