Почта: письмо, заявка и документы

В разделе Почта можно работать с подключёнными ящиками и переносить сведения из писем в заявки.

Откройте свой ящик

Выберите доступный почтовый ящик и папку. Если ожидаемое письмо ещё не появилось, нажмите Синхронизировать и дождитесь обновления.

Если ящик не подключён, сотрудник с нужными правами может использовать Подключить почту. Параметры подключения берутся у вашей почтовой службы. В блоке Кому виден ящик задаётся доступ коллег. Не передавайте пароль от ящика другим пользователям: доступ к работе в портале настраивается отдельно.

Найдите и разберите письмо

Используйте поиск и папки. Важное письмо можно отметить, чтобы затем найти его в Важных. Для отдельного потока писем доступно создание папки.

Откройте цепочку и проверьте отправителя, тему и вложения. Прежде чем переносить данные, убедитесь, что это нужная версия документа.

Свяжите письмо с заявкой

1. Откройте Контекст письма.
2. Найдите нужную заявку по номеру или названию.
3. Выберите её и нажмите Связать.
4. Проверьте появившуюся связь. Для ответа поставщика также проверьте поставщика или связанный запрос цен.

Для импорта в одну заявку оставьте однозначную связь. Если в переписке обсуждаются разные закупки, сначала выберите правильную карточку.

Перенесите состав заявки

В блоке импорта выберите файл с позициями или текст письма и нажмите Заявка клиента. Дождитесь предпросмотра, сопоставьте колонки, проверьте количество и единицы, затем примените только нужные строки.

Если перед таблицей есть реквизиты или пояснения, убедитесь, что они не попали в позиции. После применения откройте заявку и сверьте состав с письмом.

Перенесите ответ поставщика

У источника ответа используйте Ответ на запрос, Ответ поставщика или Цены поставщика — название зависит от уже заданных связей письма.

1. Проверьте заявку и поставщика.
2. Выберите вложение или текст ответа.
3. В предпросмотре сопоставьте строки с позициями заявки.
4. Проверьте цену, количество и срок; отметьте нужные строки.
5. Примените импорт и откройте сравнение предложений в заявке.

Цена из письма требует проверки так же, как цена из файла. Сравнение и выбор предложения — следующий отдельный шаг.

Оформите входящий счёт

Если в Контексте письма доступен блок Входящий счет, нажмите Импортировать ответ и счет. Перед этим письмо должно быть связано с одной нужной заявкой.

Проверьте подставленные заявку и поставщика, номер, дату, строки и итог. Сохраните счёт и убедитесь, что он появился среди связанных документов. Подробная инструкция по счетам.

Если письмо или файл не обрабатывается

• Письма не обновляются — проверьте состояние ящика и нажмите Синхронизировать. Если не удаётся связаться с почтовым сервисом, повторите попытку позже; при повторной ошибке обратитесь к администратору ящика.
• Почтовый сервис отклонил вход — попросите администратора ящика проверить логин и пароль приложения в настройках почты.
• Не удалось обработать вложения — повторите действие позже. Если ошибка сохраняется, обратитесь в поддержку: укажите время сбоя и действие, которое выполняли. Пароль от почты передавать не нужно.
• Отправка прервалась — сначала проверьте папку Отправленные, чтобы повторно не отправить уже доставленное письмо.
• Действие импорта недоступно — проверьте связь с заявкой и свои права.
• Не распознан PDF — запросите документ с текстом или таблицу вместо скана.
• Предпросмотр показывает неверные строки — исправьте сопоставление или подготовьте файл заново до применения.

При длительной обработке дождитесь результата на полосе загрузки. Короткие шуточные фразы во время импорта — часть оформления процесса.