Запросы поставщикам
Запрос поставщику — это просьба дать цену, срок поставки и условия по конкретным позициям закупки.
Короткий ответ
RFQ поставщикам помогает запросить цены и сроки по строкам заявки, получить ответы из Email, WhatsApp, Telegram или файла, сравнить КП по позициям и сохранить прозрачное решение о выборе поставщиков по строкам.
Когда создавать запрос поставщику
Запрос можно создать:
- Напрямую из заявки через Запросить цены
- Из раздела запросов поставщикам, если запрос нужно подготовить вручную
- Автоматически через canvas автоматизации этапа: Настройки → Воронка → кнопка робота на этапе
При отправке из заявки система сначала проверяет складские остатки. Строки, полностью покрытые доступным количеством, не предлагаются к закупке. Для частичного остатка система предлагает к отправке дефицит, но менеджер может изменить количество вручную.
Автоматический RFQ из триггера использует только поставщика, уже указанного в карточке заявки. Система не делает автоподбор получателей для рассылки без явной связи с карточкой.
Поля запроса
| Поле | Описание |
|---|---|
| Заявка | Исходная заявка, из которой берутся позиции |
| Поставщик | Контрагент, которому отправляется запрос |
| Срок ответа | Дата, до которой ожидается ответ поставщика |
| Валюта | Валюта запроса |
| Условия оплаты и поставки | Текстовые условия для поставщика |
Название и тема письма
Название RFQ показывается в списке запросов и в карточке запроса как основной текст. Номер запроса остаётся вторичным идентификатором.
Администратор может настроить формирование названия в Настройки → Воронка → Запросы. Если конструктор RFQ выключен, портал использует прежний короткий номер вида RFQ-<дата>-<код> и не переименовывает существующие запросы. Если конструктор включён, система выбирает правило для конкретного поставщика, а если такого правила нет — базовое правило RFQ.
В шаблоне названия можно использовать переменные:
{{numbering.preview}}— итоговый номер RFQ;{{supplier.name}}— название поставщика;{{procurement.number}}— номер заявки;{{procurement.constructionProject.name}},{{procurement.constructionObject.name}},{{procurement.constructionStage.name}}— проект, объект и этап Стройка+;- переменные строк заявки, например
{{procurement.items[].sourceSectionName}}или{{procurement.items[].workType}}.
Тема Email всегда равна итоговому названию RFQ. Для старых запросов без названия система использует сохранённую тему письма или резервный текст с номером запроса.
Позиции запроса
Позиции заполняются в едином формате заявки:
- Номенклатура или название позиции
- Количество и единица измерения
- Целевая цена и сумма
- НДС
- Желаемая дата поставки
- Комментарий по строке
Системный комментарий строки, который появляется при импорте файла заявки и хранит источник строки, не отправляется поставщику в RFQ и не попадает в КП клиенту. Если нужен внешний комментарий для поставщика, добавьте его в поле комментария строки RFQ вручную.
При отправке из заявки поставщики предлагаются по истории и связям каталога: прошлые закупки, фактические цены, ответы поставщиков, прайс-листы и ручные связи товара или категории. Строки можно оставить все, выбрать только часть или скорректировать количество перед отправкой.
Отправка поставщику
Черновик запроса можно согласовать, отправить поставщику и отслеживать статус ответа. После ответа поставщика система связывает его КП со строками запроса, чтобы менеджер мог сравнить цены и выбрать поставщика и количество по каждой позиции.
При создании нового письма в разделе Почта получателя можно искать по email, имени контактного лица, должности или части названия компании. Например, по запросу строй или казань система предложит подходящих контрагентов из справочника. Если у компании несколько контактных лиц или несколько email-адресов, можно выбрать один или несколько адресов для отправки. При выборе поставщика или контрагента из подсказки письмо автоматически связывается с этим объектом в блоке Контекст письма. Если нужного адреса нет в справочнике, его можно ввести вручную как обычный email.
Рассылка из заявки
В карточке заявка нажмите Запросить цены. В предпросмотре проверьте:
- Строки к закупке и количество в запросе.
- Поставщиков, найденных по истории и ассортименту.
- Каналы отправки для каждого поставщика: Email, WhatsApp через Wazzup, Telegram через Wazzup или несколько каналов сразу.
- Почтовый ящик отправителя, если выбран Email и у пользователя доступно несколько ящиков.
- Срок ответа, условия оплаты/поставки и текст сообщения.
Система создаёт отдельный запрос на каждого выбранного поставщика. Для Email она отправляет письмо с HTML-таблицей и Excel-шаблоном ответа. Для WhatsApp и Telegram через Wazzup она отправляет сообщение с номером запроса, сроком ответа и публичной ссылкой вида /supplier-rfqs/:token, где поставщик без логина видит позиции RFQ и может отправить цены через форму. Затем Wazzup отдельным сообщением отправляет Excel-шаблон ответа. Отправка доступна только заведённым поставщикам с профилем поставщика и выбранным каналом контакта.
На публичной странице поставщик может ответить тремя способами:
- заполнить цены только по тем строкам, по которым готов дать предложение;
- загрузить КП или счёт файлом без заполнения строк;
- заполнить часть строк и дополнительно приложить файл.
Поставщик не заполняет контактные данные повторно: система уже знает поставщика, которому отправлен запрос. На странице показываются реквизиты заказчика из данных портала и моей организации, известные контактные данные поставщика и поля условий ответа. Так поставщик видит, от кого пришёл запрос, а после отправки ответ сохраняется у заказчика в закупочной карточке.
В таблице ответа можно указать цену, НДС, наличие, срок поставки и комментарий по строке. НДС выбирается списком: Без НДС, 0%, 5%, 7%, 10%, 20%, 22%; по умолчанию для новых строк подставляется 22%. Над таблицей есть массовое заполнение НДС, наличия и даты поставки для всех строк.
Наличие сохраняется как отдельное поле строки ответа, а не как комментарий. Поддерживаются статусы В наличии, Частично, Под заказ, Нет в наличии, Аналог и Другое с коротким уточнением. Если поставщик укажет только наличие, срок или комментарий без цены, такая строка всё равно попадёт в ответ, но не будет считаться ценовым предложением, не попадёт в историю цен и не будет использоваться для запроса счёта как строка с ценой.
Полностью пустой ответ не принимается: нужно указать хотя бы одну цену, наличие, срок, комментарий или загрузить файл КП/счёта. Файл, загруженный через публичную ссылку, отображается в системе как внешний файл поставщика, а не как файл менеджера или другого внутреннего пользователя.
Портал запоминает, как вы успешно отправляли конкретному поставщику RFQ раньше. Если прошлый RFQ уходил через WhatsApp и Email, при следующем запросе эти чекбоксы будут выбраны автоматически. Если выбранный канал временно недоступен или у поставщика удалили контакт, чекбокс станет недоступным с причиной.
Если поставщик отвечает на это письмо через Re:, система сохраняет ответ в той же почтовой цепочке по совпадающей теме. Цепочка уже связана с заявкой и запросом, поэтому в почте можно нажать Импорт в заявку → Цены для текста письма или вложения, проверить предпросмотр строк, при необходимости удалить лишние позиции из предпросмотра и применить цены в заявку. Такой импорт создаёт КП поставщика, обновляет себестоимости строк заявки и сохраняет историю цены по поставщику. Если поставщик отвечает в Wazzup, ответ появляется в карточке заявки как полученный, но не импортированный; менеджер проверяет его и при необходимости переносит цены вручную или через файл.
Ответ поставщика из почты также появляется прямо в карточке заявки во вкладке Запросы поставщикам. Пока файл или текст письма ещё не импортирован, он отображается в сравнении ответов с состоянием получен, не импортирован. Из этой строки можно открыть письмо без перехода в раздел Почта и сразу нажать Импортировать, чтобы разобрать вложение или текст ответа.
Если поставщик загрузил КП/счёт на публичной RFQ-странице, файл появляется в карточке RFQ в блоке Файлы поставщика. Менеджер может нажать Распознать как КП, проверить предпросмотр импорта и применить строки. Автоматическое создание КП или входящего счёта из файла без проверки менеджером не выполняется.
Ответ можно загрузить и вручную из карточки заявки: нажмите Загрузить ответ, выберите запрос или поставщика, затем приложите файл поставщика и примените строки через предпросмотр. Если поставщик сообщил цены без файла, нажмите Ручной ответ, выберите поставщика и строки заявки, внесите цены и сроки. Если строка заявки связана с номенклатурой, цена из ручного ответа сразу попадёт в историю цен этого товара по выбранному поставщику, но не перезапишет цену в заявке. Если нужного поставщика ещё нет в базе, его можно создать прямо из окна ручного ответа; выбранную карточку поставщика можно открыть и отредактировать там же.
В карточке заявки раздел Запросы поставщикам и ответы визуально разделён на две зоны: сверху находятся отправленные RFQ, ниже — ответы поставщиков и их сравнение. Цвет карточки помогает быстро понять состояние:
- мягкий жёлтый у RFQ — запрос отправлен, ответ ещё ожидается;
- мягкий зелёный у RFQ — по запросу уже есть ответ поставщика;
- мягкий красный у RFQ — срок ответа прошёл, а ответа ещё нет;
- мягкий синий у ответа — ответ пришёл из почты, но ещё не импортирован в сравнение;
- мягкий жёлтый у ответа — ответ получен, но позиции из него ещё не выбраны;
- мягкий зелёный у ответа — по ответу сохранён позиционный выбор, и эти строки можно использовать для запроса счёта.
В карточке RFQ также отображается дата и время отправки. Если запрос был создан, но ещё не отправлен, вместо даты будет показано не отправлен.
Кнопка Сравнение покажет загруженные и ручные ответы в одной полноэкранной таблице по позициям. В ячейке цены отметьте, какую строку принять в обеспечение, укажите количество и сохраните выбор. Если один поставщик закрывает только часть потребности, оставьте остаток для другого поставщика: позиция заявки станет жёлтой. Когда выбранные строки закрывают всё количество заявки, позиция станет зелёной. Эти индикаторы показывают принятое решение по снабжению, а не фактический приход на склад.
Рассылка из заявки
В карточке заявки блок Запросы поставщикам показывает, по каким позициям уже есть известные поставщики. Источник знания берётся из ассортимента поставщика: прошлые закупки, фактические поступления, прайс-листы, КП и ручные связи товара или категории.
Как отправить запрос:
- Откройте заявку на закупку.
- В блоке Запросы поставщикам проверьте позиции: строки с историей показывают найденных поставщиков, строки без истории отмечены как нет данных.
- Выберите поставщиков и конкретные позиции, которые нужно отправить каждому.
- Выберите почтовый ящик, срок ответа и при необходимости добавьте комментарий.
- Нажмите Отправить выбранным поставщикам.
Система создаёт запрос по каждому поставщику. Email-отправка формирует HTML-письмо и прикладывает Excel-шаблон ответа. Если подключён Wazzup, поставщику можно дополнительно или вместо письма отправить сообщение в WhatsApp или Telegram по телефону/каналу из карточки контрагента.
Формат письма и ответа
Поставщик получает письмо с таблицей потребности: код строки, артикул, наименование, количество, единица измерения, цена, валюта, НДС, наличие, срок поставки и внешний комментарий RFQ, если менеджер указал его вручную. Код строки нужен системе для точного сопоставления ответа с заявкой.
В шаблоне ответа есть отдельные колонки Наличие и Комментарий поставщика. При импорте система распознаёт похожие ответы по наличию: “есть”, “в наличии”, “на складе” как В наличии; “частично” как Частично; “под заказ”, “производство” или “срок” как Под заказ; “нет” или “отсутствует” как Нет в наличии; “аналог” или “замена” как Аналог. Комментарий поставщика сохраняется как комментарий строки КП поставщика и не смешивается с внутренним комментарием позиции заявки.
Поставщику удобно ответить одним из способов:
- открыть публичную ссылку RFQ и заполнить форму ответа;
- открыть публичную ссылку RFQ и загрузить КП или счёт файлом, даже если цены по строкам не заполнены;
- заполнить приложенный Excel-шаблон;
- отправить таблицу в ответном письме;
- приложить CSV, TSV, Numbers (Apple) или DOCX с таблицей и теми же колонками.
DOCX поддерживается только как входящий файл с настоящей таблицей Word или строками, похожими на таблицу. Numbers (Apple) поддерживается как современный single-file .numbers; package-директории Numbers и старые Numbers ’09 нужно пересохранить как single file или экспортировать в XLSX/CSV. Старые .doc, картинки и сканы без распознаваемого текста не разбираются. Исходящие RFQ-шаблоны остаются Excel/HTML: Word- или Numbers-шаблон для отправки поставщику не создаётся.
Если в файле название позиции разбито на несколько колонок, на шаге сопоставления выберите основную колонку как Позиция / наименование, а дополнительные — как + Добавить в наименование. Итоговое имя используется для поиска строки заявки, сопоставления номенклатуры и проверки похожих названий.
Excel- и Numbers-файлы могут содержать сложную шапку с объединёнными ячейками и несколькими строками заголовков, например группы Материалы / Работы с колонками Цена и Стоимость ниже. Система распознаёт такую шапку как один набор колонок. Если отдельный столбец Позиция содержит номер строки, а рядом есть Наименование, номер не используется как название товара.
После получения ответа загрузите файл или вставьте текст в блок Ответ поставщика. Система покажет предпросмотр: найденные позиции, цену, количество, срок поставки и предупреждения. Если в файле поставщика сумма не совпадает с количеством и ценой, но количество и цена читаются корректно, сумма пересчитывается автоматически и строка помечается жёлтым замечанием, а не ошибкой. Похожие совпадения номенклатуры тоже показываются как замечания: их можно подтвердить вручную, но они не блокируют импорт строки. Во время разбора отображается процент готовности и текущий этап. Непонятные строки нужно сопоставить вручную, пропустить или удалить из предпросмотра. Только после нажатия Подтвердить и создать КП создаётся коммерческое предложение поставщика и сравнительное КП в закупке. Входящий счёт при этом не создаётся автоматически.
После сравнения ответов в заявке сохраните выбранные позиции и нажмите Запросить счета. Система отправит каждому выбранному поставщику запрос через выбранные каналы: Email, WhatsApp через Wazzup, Telegram через Wazzup или несколько каналов сразу. В Email прикладывается Excel-файл с одной таблицей позиций. В Wazzup система отправляет короткий текст с номером заявки и итогом, затем отдельным сообщением отправляет тот же Excel-файл.
Если поставщик отвечает на письмо или сообщение Wazzup и присылает счёт, ответ отображается в карточке заявки в блоке Счета → Входящие счета поставщиков как получен, счёт не создан. Система показывает поставщика, тему письма или источник Wazzup, вложение или текст сообщения и дату получения. Из этой строки можно открыть источник или создать входящий счёт вручную; автоматическое создание счёта без проверки менеджером не выполняется.
FAQ
Что такое RFQ в закупках?
RFQ — это запрос цены и срока поставки по конкретным позициям. В SNABZHENETS+ RFQ связан с заявкой, поставщиком, ответом и сравнением КП.
Можно ли отправить один RFQ нескольким поставщикам?
Да. Система создаёт отдельный запрос на каждого поставщика, а закупщик сравнивает ответы в одной таблице.