Запросы поставщикам
Запрос поставщику нужен, чтобы получить цену, наличие и срок по позициям заявки. В интерфейсе и файлах он также может называться RFQ.
Подготовьте запрос
Перед отправкой откройте заявку и проверьте позиции, количество, единицы и срок. Во вкладке Контрагенты добавьте известных поставщиков и актуальные контакты.
Отправьте запрос из заявки
- Откройте Запросы поставщикам и нажмите Запросить цены.
- Проверьте предлагаемые строки и количество. При наличии товара на складе система может предложить запросить только недостающее количество.
- Отметьте поставщиков. Рекомендованный поставщик не включается в рассылку, пока вы его не выбрали.
- Для каждого адресата проверьте контакт и способ отправки: почта или подключённый мессенджер.
- Если доступно несколько почтовых ящиков, выберите тот, от имени которого должен уйти запрос.
- Проверьте срок ответа и условия, затем подтвердите отправку.
- Посмотрите результат по каждому поставщику. При частичной ошибке повторите только неудавшуюся отправку после исправления причины.
Для каждого поставщика создаётся свой запрос. В нём сохраняется связь с исходной заявкой.
Создайте один запрос в реестре
В разделе запросов поставщикам нажмите Создать запрос. Выберите Заявку и Поставщика, проверьте название, срок ответа, валюту и условия. Нажмите Создать и открыть.
Создание карточки и отправка поставщику — разные действия. После сохранения проверьте, отправлен ли запрос и каким способом.
Как поставщик отвечает
В отправленном запросе поставщик получает ссылку на страницу ответа и шаблон Excel. Он может заполнить предложение на странице либо приложить свой файл.
Приложенный файл сначала нужно проверить. Его загрузка сама по себе не означает, что цены уже перенесены в позиции вашей заявки.
Активную ссылку можно скопировать из карточки запроса. Если используете Заменить ссылку, прежняя перестанет работать. Передайте поставщику новую ссылку отдельно.
Загрузите или внесите ответ
Ответ в файле. Нажмите Загрузить ответ в заявке, выберите запрос или поставщика и файл. В предпросмотре проверьте сопоставление позиций, цены, количество и сроки. Примените только нужные строки.
Ответ по телефону или в сообщении. Нажмите Ручной ответ. Выберите поставщика и позиции, укажите цену, количество, срок и комментарий. Сохранённый ответ станет доступен для сравнения; перед дальнейшей работой отдельно зафиксируйте выбор.
Ответ во встроенной почте. Проверьте связь письма с заявкой и поставщиком, затем используйте действие импорта из письма. Работа с почтой.
Сравните предложения
- В заявке нажмите Сравнение.
- Найдите нужную позицию или используйте фильтры Без выбора и Только с ценой.
- Сравните цену, количество, срок и комментарий поставщика.
- Отметьте предложение и укажите количество к обеспечению. Одну позицию можно распределить между несколькими поставщиками.
- Нажмите Сохранить выбор.
Для больших списков доступны Мин. цена на странице и Мин. цена по фильтру. После массового выбора проверьте сроки и количество: минимальная цена не гарантирует подходящих условий. Изменения фиксируются кнопкой Сохранить выбор.
Если используется конкурентная карта и согласование, завершите необходимые шаги перед запросом счетов.
Запросите счета
После сохранения выбора нажмите Запросить счета. Проверьте распределение строк по поставщикам, адресатов и каналы отправки. По полученному документу оформите входящий счёт.
Если отправка или импорт не получились
| Ситуация | Что проверить |
|---|---|
| Поставщик недоступен для выбора | Его состояние и ограничения в карточке поставщика |
| Нельзя выбрать почтовый ящик | Подключение ящика и ваше право отправки |
| Сообщение не отправилось | Контакт, выбранный канал и текст ошибки конкретного адресата |
| Файл не распознан | Формат и наличие читаемой таблицы; для скана запросите табличный файл |
| Строка не сопоставлена | Название, артикул и единицу; сопоставьте её до применения |
Сохранённый выбор поставщика показывает, кто должен обеспечить потребность. Получение товара оформляется отдельно через приход.