Генерация документов

Раздел Документы описывает печатные формы SNABZHENETS+: коммерческие предложения, исходящие счета и договоры. Эти файлы формируются по встроенным шаблонам из данных документа, моей компании, контрагента, заявки, закупки и товарных позиций.

Где настраивается

Администратор открывает Настройки → Документы и выбирает тип шаблона:

• Счёт — Word-форма исходящего счёта; Excel-выгрузка счёта остаётся отдельной.
• КП — Word-форма коммерческого предложения.
• Договор — Word-форма договора из реестра договоров.

Для каждого типа документа можно настроить текстовые блоки, логотип, подпись, факсимиле, печать, подписанта, бухгалтера, платёжные реквизиты, переменные, нумерацию и предпросмотр.

Как формируется файл

При создании или экспорте документа система берёт:

• снимок моей организации и банковских реквизитов;
• данные контрагента и, если доступны, контакт контрагента;
• поля самого документа: номер, дату, сумму, валюту, условия и комментарий;
• связанные заявку, закупку, КП, счёт или договор;
• строки документа для табличных блоков;
• ассеты шаблона: логотип, подпись, факсимиле и печать.

Уже созданные документы сохраняют снимок реквизитов. Если профиль компании изменился позже, старые файлы продолжают формироваться с историческими данными документа.

Переменные в шаблоне

В текстовые поля шаблона можно вставлять переменные в формате {{path.to.value}}. Например:

• {{document.number}} — номер документа;
• {{buyer.fullName}} — наименование контрагента;
• {{seller.inn}} — ИНН моей компании;
• {{items.table}} — таблица позиций.

Переменные выбираются в левой панели Конструктор переменных. Можно найти поле поиском, выбрать модификатор, скопировать переменную или вставить её в активное поле шаблона.

Полный список групп и примеры см. в разделе Переменные шаблонов.

Нумерация

Для каждого типа документа ведётся отдельный счётчик. Формат номера состоит из:

• префикса;
• следующего номера;
• количества знаков для дополнения нулями;
• суффикса.

Например, префикс CP-, следующий номер 12, количество знаков 5 и суффикс -A дадут номер CP-00012-A.

Если сотрудник указывает номер вручную при создании документа, система сохраняет ручной номер и не увеличивает автоматический счётчик.

Предпросмотр

В настройках шаблона доступны два режима проверки:

• HTML-предпросмотр — быстрый просмотр с тестовыми данными прямо в браузере.
• DOCX-предпросмотр — скачивание тестового Word-файла по текущим настройкам.

Если в шаблоне есть переменная, для которой нет данных, она отображается в предупреждении предпросмотра. Это нормально для переменных заявки или закупки, когда тестовый или рабочий документ не связан с такой сущностью.

Экспорт рабочих документов

В карточках рабочих документов доступны выгрузки:

• КП: Word-файл по шаблону.
• Исходящий счёт: Excel и Word.
• Договор: Word-файл по шаблону.

Для экспорта сотруднику нужны соответствующие права на документ.