Подготовить портал для команды

Этот маршрут предназначен сотруднику, который имеет право менять настройки компании и управлять сотрудниками. Если нужного раздела или кнопки нет, обратитесь к администратору портала.

Указать название и реквизиты

1. Откройте Настройки → Компания.
2. Проверьте Название портала и Название в меню. Сохраните изменения, если они нужны. Эти названия не заменяют юридическое наименование организации.
3. В блоке Сохраненные организации нажмите Добавить организацию.
4. Заполните полное наименование, реквизиты, адрес, банковские данные и подписанта для документов вашей компании.
5. При необходимости отметьте Использовать по умолчанию и нажмите Сохранить организацию.

Проверьте данные, даже если они подставились из подсказки. Если для документов нужны разные юридические лица или банковские счета, создайте отдельные записи с различимыми названиями.

Результат: сотрудники могут выбрать нужную организацию при подготовке документов. Перед отправкой первого документа проверьте реквизиты в скачанном файле.

Добавить сотрудников

1. Откройте Настройки → Сотрудники.
2. Нажмите Добавить сотрудника.
3. Укажите имя, email, роль и остальные нужные данные.
4. Нажмите Создать сотрудника.
5. Прочитайте результат: отправлено ли приглашение и нужно ли передать временный пароль самостоятельно.

Передавайте данные для входа только этому сотруднику по принятому в вашей компании защищённому каналу. Не размещайте пароли в комментариях к заявкам или общей переписке. При первом входе сотрудник задаст свой пароль.

Результат: сотрудник появился в списке. Попросите его войти и проверить, что он видит нужные разделы и записи.

Проверить роль и отдел

Откройте карточку сотрудника и вкладку Роль и права. Выберите роль, соответствующую задачам человека, и сохраните её. Отдел влияет на доступ к записям, если для роли выбран уровень Для группы.

Не назначайте полный доступ только для того, чтобы открыть одну недоступную запись. Сначала проверьте, какое именно действие требуется сотруднику.

Как устроен доступ

Согласовать этапы работы

В Настройки → Воронка проверьте названия и порядок этапов. Договоритесь с командой, что означает переход на каждый этап и кто его выполняет.

Например, этап ожидания поставки должен отражать состояние работы команды. Он не заменяет регистрацию оплаты или фактического получения.

Подготовить данные для первой задачи

Добавьте нужного клиента или поставщика в Контрагенты, затем товары в Товары → Номенклатура. Большие списки можно загрузить через импорт после проверки файла.

Контрагенты · Товары · Прайсы

Не обязательно переносить все данные сразу. Начните с одной заявки, чтобы проверить реквизиты, роли и привычный порядок работы на небольшом объёме.

Пройти первую заявку вместе

Создайте заявку, добавьте позиции и проверьте, что ответственный сотрудник может её открыть. Затем пройдите нужные вашей команде шаги: запрос поставщику, документы, оплату и получение.

Контрольный список по заявке