Проверка заявки перед завершением

Пройдите этот список по одной рабочей заявке. Он помогает заметить пропущенный шаг без создания дополнительных документов ради проверки.

Потребность

• [ ] Выбраны нужная воронка, заказчик и ответственный.
• [ ] Указан ожидаемый срок.
• [ ] Проверены названия, количество и единицы всех позиций.
• [ ] При импорте состав сверен с исходным файлом.
• [ ] Для строительной закупки проверены проект, объект и этап.

Как заполнить заявку.

Поставщики

• [ ] Запрос ушёл нужным поставщикам и адресатам.
• [ ] Неудавшиеся отправки разобраны отдельно.
• [ ] Ответы сопоставлены с позициями заявки.
• [ ] В сравнении проверены цена, количество, срок и условия.
• [ ] Выбор сохранён, необходимые согласования завершены.

Запросы и сравнение.

Счета и оплаты

• [ ] Входящие счета связаны с этой заявкой и верными поставщиками.
• [ ] Позиции и итог каждого счёта совпадают с документом поставщика.
• [ ] Фактические платежи зарегистрированы без повторов.
• [ ] Остаток к оплате соответствует реальным обязательствам.

Счета · Оплаты.

Документы клиенту — если закупка выполняется для клиента

• [ ] В КП согласованы состав, цены и условия.
• [ ] В исходящем счёте проверены реквизиты и сумма.
• [ ] Документы переданы клиенту выбранным способом.
• [ ] Фактически поступившая оплата отражена в исходящем счёте.
• [ ] При необходимости оформлен договор.

КП · Исходящие счета · Договоры.

Доставка и получение

• [ ] Указаны место, состав и план доставки.
• [ ] Полученное количество сверено с сопроводительными документами.
• [ ] Приход отражён по нужным товарам и складу.
• [ ] Непоставленный остаток и расхождения остаются видимыми.
• [ ] Нужные файлы приложены к заявке.

Приёмка по заявке.

Завершение

• [ ] Участникам понятно, что выполнено и есть ли нерешённые вопросы.
• [ ] Этап заявки соответствует фактическому состоянию.
• [ ] Финансовые и складские данные проверены по своим документам, а не только по этапу заявки.

Если что-то не совпадает, оставьте конкретный комментарий в заявке и назначьте ответственного за исправление. Закрывайте заявку в соответствии с принятым у вас порядком.