Сквозной сценарий от заявки до отгрузки

Эта инструкция помогает проверить, что документы в SNABZHENETS+ связаны между собой по всей цепочке: потребность, заявки, поставщики, себестоимость, клиентские документы, входящий счёт, оплата, логистика и склад.

Что подготовить

Перед проверкой убедитесь, что в портале есть:

• заказчик или клиент в Контрагентах;
• хотя бы один поставщик;
• ответственное лицо по заявке;
• склад для приёмки;
• моя организация в Настройки → Компания, если будете создавать КП или исходящий счёт клиенту;
• объект или маршрут в Логистика, если будете оформлять партию доставки.

Если справочники пустые, их можно заполнить прямо по ходу сценария: карточка заявки позволяет создать заказчика или поставщика из поиска. Встроенный автопоиск DaData может показать варианты по названию, ИНН или ОГРН и открыть заполненную карточку для подтверждения.

Основной маршрут

1. Создать заявку

1. Откройте Заявки.
2. Создайте новую заявку или откройте существующую клиентскую потребность.
3. Укажите заказчика, контакт, ответственного, срок и позиции.
4. Сохраните карточку.

Ожидаемый результат: заявка открывается без ошибок, позиции видны во вкладке Позиции, заказчик и поставщики отображаются в правой панели и во вкладке Контрагенты.

2. Запустить запросы поставщикам

1. В карточке заявки откройте вкладку Запросы поставщикам.
2. Создайте запрос по выбранным строкам.
3. При необходимости укажите частичное количество.

Ожидаемый результат: RFQ появляется в карточке заявки и в реестре запросов поставщикам.

3. Запросить поставщиков

1. Откройте вкладку Запросы поставщикам.
2. Создайте RFQ из заявки.
3. Выберите поставщика, строки и канал отправки.
4. Отправьте запрос.

Ожидаемый результат: RFQ появляется в карточке заявки и в разделе Заявки поставщику. В RFQ подтянуты строки заявки, поставщик и срок поставки.

4. Получить КП поставщика и зафиксировать обеспечение

1. Откройте RFQ или карточку заявки.
2. Загрузите ответ поставщика или добавьте ручной ответ.
3. Проверьте цены, НДС, сроки и комментарии.
4. Откройте Сравнение.
5. Отметьте поставщика по нужной строке, укажите количество к обеспечению и сохраните выбор.
6. Если строка закрывается частями, выберите вторую цену от другого поставщика и добавьте оставшееся количество.
7. Если цена пришла через входящий счёт поставщика, нажмите В себестоимость у этого счёта.

Ожидаемый результат: себестоимость строк обновляется без ошибки сервера, история цен сохраняет поставщика и основание, а бюджет заявка пересчитывается. Точка у позиции становится жёлтой, если обеспечена только часть количества, и зелёной, если всё количество закрыто выбранными поставщиками. Получено остаётся нулевым до прихода на склад.

5. Подготовить клиентские документы

1. Во вкладке КП клиенту создайте коммерческое предложение по строкам заявки.
2. Проверьте наценку, услуги, логистику, НДС и итоговую сумму.
3. Согласуйте или примите КП.
4. Создайте исходящий счёт клиенту из КП или напрямую из заявки.
5. В карточке исходящего счёта проставьте статусы: Создан → Отправлен → В оплате → Оплачен.

Ожидаемый результат: в карточке исходящего счёта видны клиент, строки, сумма, остаток и события статуса. После статуса Оплачен фиксируется оплата клиента, а цепочка Клиент → КП → Счёт → Оплата подсвечивается в карточке КП.

6. Создать входящий счёт поставщика и оплату

1. В карточке заявка откройте вкладку Счета.
2. Нажмите Входящий счет.
3. Выберите поставщика и строки счёта.
4. Если счет закрывает потребность у поставщика, оставьте включенным Отметить выбранный товар как обеспеченный поставщиком.
5. Если товар фактически уже принят на склад, дополнительно включите Оприходовать товар при создании документа и выберите склад.
6. Сохраните счёт.
7. Откройте карточку входящего счёта и зарегистрируйте оплату.

Ожидаемый результат: входящий счёт виден в карточке заявки и в реестре счетов. Если поставщик прислал счет без RFQ-файла, система создает служебный ответ поставщика из счета и связывает его с заявкой. Обеспечение строк обновляется отдельно от складского прихода: Получено остается нулевым, пока товар не оприходован. После частичной оплаты счёт показывает остаток, после полной оплаты переходит в статус Оплачен.

7. Оформить логистику и отгрузку

1. В карточке заявка откройте вкладку Логистика.
2. Создайте запрос в логистику: выберите поставщика, объект, плановые даты и строки заявки, которые должны попасть в доставку.
3. В Логистика → Объекты проверьте координаты объекта, а в Логистика → Маршруты соберите маршрут из одного, двух или нескольких пунктов.
4. В Логистика → Партии распределите запрос: назначьте маршрут, перевозчика, водителя, ТС и позиции.
5. В Логистика → Обзор проверьте карту объектов и плановых маршрутов по региону, дате и статусу.
6. Сформируйте документы поставки: заявку на доставку, лист комплектации, накладную, транспортную накладную или акт приёмки.
7. Если в реквизитах документа поставки есть ошибка, откройте Логистика → Документы, отредактируйте документ и скачайте PDF заново.
8. Переведите заявка по этапам Заказано → Оплата → Отгружено → В пути по фактическому ходу поставки.

Ожидаемый результат: запрос или партия отображается в карточке заявки, в разделе Логистика → Партии и в истории документов поставки. Сформированные документы сохраняют ссылку на заявку, поставщика, объект, маршрут и выбранные позиции. Карта показывает объекты и рассчитанные линии маршрутов; при удалении связанных логистических записей система архивирует их, а не теряет историю.

8. Зафиксировать приход и закрытие

1. Откройте вкладку Приход на склад в карточке заявки.
2. В блоке По входящим счетам проверьте статусы счетов: к приемке, частично, оприходовано или нужна привязка.
3. Для счета со статусом к приемке или частично нажмите Оприходовать остаток.
4. Если приход не связан со счетом, используйте блок Ручное оприходование.
5. Выберите склад, проверьте строки и укажите фактически принятое количество.
6. Сохраните приход.
7. Если все позиции приняты и документы закрыты, переведите заявка в Закрыто.

Ожидаемый результат: складской остаток увеличивается только после прихода, принятые количества обновляются в строках заявки, статус заявкой становится Частично принято или Принято, а после финального закрытия карточка остаётся связанной со всеми документами. Вкладка склада показывает и приход по входящим счетам, и ручные приходы.

Сквозная сверка

После прохождения сценария проверьте:

• в карточке заявки заполнены счётчики вкладок Запросы поставщикам, КП клиенту, Счета, Логистика и Приход на склад;
• каждый связанный документ открывается из заявки и из своего реестра;
• у входящего счёта есть поставщик, заявка, строки, оплаты и при необходимости связь с RFQ/служебным ответом поставщика;
• у исходящего счёта есть клиент, строки, статус и оплаты клиента;
• у позиций заявки видно обеспечение поставщиками: красная точка без выбора, жёлтая при частичном выборе, зелёная при полном выборе; это не равно фактическому приходу на склад;
• в раскрытии позиции блок Обеспечение показывает выбранных поставщиков, КП, количество и цену;
• партия доставки видна и в заявке, и в разделе Логистика;
• документы поставки скачиваются и содержат актуальные позиции;
• карта логистики показывает объекты и маршруты, а фильтры по региону, дате и статусу меняют набор маршрутов;
• фактическая себестоимость не теряется после оплаты, прихода и закрытия;
• в Аналитика → Общая отражаются закупка, входящие счета, оплаты, выручка, маржа и склад.

Быстрый чек-лист проверки

Шаг	Что проверить	Готово
1	Заявка создана, в ней есть заказчик, ответственный, срок и строки	☐
2	RFQ создан, отправлен поставщику и связан с заявкой	☐
3	Ответ поставщика принят по строкам, частичный выбор даёт жёлтую точку, полный выбор даёт зелёную	☐
4	КП клиенту создано из заявки и содержит нужные строки	☐
5	Исходящий счёт клиенту создан, статусы пройдены до Оплачен	☐
6	Входящий счёт поставщика создан, обеспечение отмечено отдельно от прихода, оплата отражена в остатке	☐
7	Партия доставки и документы поставки связаны с заявкой	☐
8	Заявка переведена в Отгружено или В пути по факту поставки	☐
9	Приход по счету или ручной приход обновил остатки и принятые количества	☐
10	Заявка закрыта, все связанные документы открываются из карточки	☐
11	Аналитика показывает счета, оплаты, маржу и склад по сценарию	☐

Если на любом шаге документ не появился в карточке заявки, сначала обновите страницу и проверьте фильтры вкладки. Если связь всё равно не отображается, откройте документ из реестра и проверьте, что в нём выбрана нужная заявка.