Печатные формы и файлы документов

Печатная форма собирает реквизиты, строки и условия в файл, который можно проверить и передать контрагенту.

Скачайте документ из карточки

1. Откройте нужное КП, исходящий счёт или договор.
2. Нажмите Word.
3. Выберите макет в появившемся окне и дождитесь скачивания.
4. Откройте файл и проверьте стороны, даты, позиции, суммы и условия.

Для исходящего счёта доступна отдельная кнопка Excel. Она скачивает таблицу без выбора Word-макета.

Если макетов нет или скачивание недоступно, попросите администратора проверить настройки документов и ваши права.

Настройте макет

Эту часть выполняет сотрудник с правом изменения настроек документов.

1. Откройте Настройки → Документы.
2. Выберите тип документа и Макет.
3. Заполните Название файла, Заголовок, Условия / текст шаблона и Подвал.
4. Проверьте реквизиты, подписанта и используемые изображения.
5. В блоке Предпросмотр и редактор нажмите Обновить, чтобы увидеть результат.
6. Нажмите Сохранить.
7. Скачайте пробный DOCX или доступный PDF и проверьте оформление.

Для дополнительного макета нажмите Добавить рядом с выбором макета, укажите название и нажмите Создать. После создания проверьте его реквизиты и изображения.

Кнопка Добавить свой документ с отметкой скоро пока недоступна. Для работы выбирайте существующий тип документа.

Подставьте данные автоматически

В левой панели Конструктор переменных найдите нужное поле, например номер документа или наименование покупателя. Поставьте курсор в нужное место шаблона и нажмите Вставить.

Для таблицы позиций используйте готовую переменную таблицы. Значения подставляются из документа, который вы выгружаете.

Примеры и правила переменных.

Проверьте нумерацию

В блоке Нумерация документа можно включить Автоматическую нумерацию, задать префикс, следующий номер и число знаков. Проверьте пример номера перед сохранением.

Меняйте эти настройки по принятому в компании порядку, чтобы коллеги одинаково понимали номера новых документов.

Подготовьте документы поставки

Откройте Документы или Логистика в заявке и действие подготовки документов поставки. Выберите доступный вид документа, состав позиций и нужные данные доставки.

Перед формированием проверьте получателя, адрес, перевозчика и количество. Сформированные документы можно найти в истории заявки и разделе Логистика → Документы.

Создание файла не означает, что товар уже отправлен или принят. Эти события отражайте отдельными рабочими действиями по доставке и приходу.

Если в файле неверные данные

Что обнаружено	Что сделать
Нет реквизитов	Проверить выбранную организацию и карточку контрагента
Пустое поле вместо переменной	Проверить наличие значения и применимость переменной к этому виду документа
Не тот состав или сумма	Исправить исходный документ и сформировать файл заново
Не подходит оформление	Выбрать другой макет или попросить администратора исправить его
Остались старые реквизиты	Проверить данные самого документа: изменение настроек компании не обновляет автоматически ранее созданные документы

Перед передачей файла контрагенту просмотрите его целиком, включая дополнительные таблицы и приложения.